EL SECRETARIADO GENERAL

Y SUS

RELACIONES CON LAS PROVINCIAS

Emeric Amyot d'Inville, C.M.

Segretario General

Todos los Visitadores tienen, de cuando en cuando, que colaborar con la Curia General por mediación del Secretario General. ( por ej. comunicaciones de los documentos de la Provincia, de los atestados de votos y ordenaciones, de los difuntos, el catálogo, las estadísticas, etc.). Hace falta añadir desde hace dos años, las publicaciones de la Curia: NUNTIA y VINCENTIANA, de las que me encargo. Tenemos relaciones bastante constantes y quisiera, hoy, hablar de ellas con el fin de que sean lo más perfectas posibles para mejor servicio de la Congregación.

Introducción

Comenzaría por una breve presentación del Secretariado General diciendo que se trata de un equipo de personas al servicio del Superior General y de toda la Congregación.

En efecto, el Secretariado General, es algo más que una sola persona cuyo nombre y función todos conocéis. Concretamente es un equipo de cinco personas compuesto por dos Hijas de la Caridad ( una estadounidense y una española) y dos laicas italianas que trabajan conmigo. Un equipo en cuyo seno, cada uno asume variadas responsabilidades y que, a menudo, trabaja en lenguas diferentes.

Mi papel como Secretario General consiste, por una parte en orientar, coordinar y supervisar el trabajo de este equipo; cuyos miembros hacen, en muchos aspectos, la mayor parte del trabajo ( por ej. en el catálogo o las estadísticas mi papel se limita a definir las pautas generales y supervisar el trabajo). Por otra, mi papel queda definido por el Estatuto 61: preparación de los Consejos, participación en estos y redacción de sus actas, así como la redacción de las cartas que de aquellos se deriven. Asumo, igualmente, el archivo de las cartas y documentos recientes que, transcurridos unos años, terminan pasando a los archivos generales del P. Davitt.

Trataré los dos temas principales de mi charla, que, a su vez, serán divididos en varios puntos:

2. Las publicaciones de la Curia General.

I. Comunicaciones entre

El secretariado general y las provincias.

Por mi parte, sin que tenga grandes problemas, pienso que algunos puntos podrían mejorarse y facilitarnos el trabajo y su calidad. Por otra parte, espero vuestras reacciones con respecto a la calidad del servicio que prestamos, así como las sugerencias para mejorarlo. Ahora quisiera daros cierta información y algunas recomendaciones:

1. Correos y Telecomunicaciones.

No es siempre fácil comunicarse con países alejados de Roma y cuyos medios de comunicación no siempre son excelentes.

* Estamos, actualmente, muy contentos porque casi la totalidad de las Provincias disponen de FAX, incluso teniendo en cuenta que algunos no funcionan muy bien, precisando múltiples esfuerzos para lograr pasar un documento. También hay algunos FAX agrupados con el teléfono sobre una misma línea, estos son incómodos y podrían mejorarse de modo que cuando se llame al FAX no se entre en el teléfono. Existen, hoy por hoy, conmutadores que, añadidos al FAX permiten orientar automáticamente sobre el FAX o el teléfono, según el tipo de llamada.

* Correos y la TNT ( la sociedad privada de distribución de correo que utilizamos) no son siempre lo suficientemente rápidos ni seguros, sobre todo en los países menos dotados. El correo italiano es, a veces, lento e inseguro; por eso utilizamos preferentemente el correo Vaticano que resulta más eficaz.

Si apreciáis que el correo no funciona bien, que es muy lento, o que no llega a destino, o que al llegar está dañado, es muy importante advertírnoslo, con el fin de que podamos enviaros de nuevo los documentos en cuestión y para que podamos, eventualmente, hacer reclamaciones, sobre todo en torno a la sociedad privada TNT. El año pasado dirigí una encuesta a los Visitadores sobre este tema lo que me ha revelado algunos problemas, limitados afortunadamente, y eso me ha permitido discutir con la TNT. Desafortunadamente, algunos visitadores no respondieron.

* El teléfono vía satélite ha hecho su aparición en una Provincia ( Zaire) donde ni el correo ni el teléfono funcionan. Este proporciona grandes servicios, ya que es el único medio para comunicación directa. Algunos Visitadores podrían pensar en esto para ellos y para sus cohermanos más aislados.

* INTERNET. La Curia General, como os informaba en el último NUNTIA, tiene acceso a INTERNET, como también otras casas de la Congregación. Esto permite, gracias al correo electrónico, enviar mensajes, cartas, u otros documentos más importantes directamente de un ordenador a otro sin límite de nación ni continente. Esto, además, permite tener un acceso a una vasta red de información (World Wide Web) de la que podemos tomar todo tipo de datos e insertar los nuestros sobre la vida de la Congregación, o sobre San Vicente; (como lo ha hecho nuestra Universidad de St. John's, en EE.UU o la Casa Provincial de Nápoles). Es, probablemente, un medio de comunicación que está llamado a desarrollarse en el futuro y que será cada vez más difundido en la Congregación. Os agradecería me comunicárais los números de INTERNET (página de información en la Red Mundial World Wide Web Páginas y Correo Electrónico) de las Casas de vuestras Provincias, que figurarán, desde ahora, en el Catálogo de la Congregación, junto con los números de teléfono y Fax.

2. Comunicar la Información al Secretariado General

Deseo haceros algunas recomendaciones sobre la forma de comunicar la información y de responder a los cuestionarios que os son enviados. Comenzaré con tres recomendaciones generales que, si son observadas, nos facilitarán la tarea:

a. utilizar los formularios que os enviamos,

b. seguir las instrucciones que os damos

c. respetar los detalles que os indicamos. Pongamos algunos ejemplos:

* Los Certificados de votos. Cuando los Visitadores nos informan de los votos en un papel libre, en lugar de servirse de los formularios pedidos, faltan siempre algunas informaciones y debemos enviarles un fax para pedírselas. Además, como debemos archivar los Certificados de Votos, se debe enviar un documento original firmado y no una simple fotocopia y menos un fax.

* Aprovecho esta ocasión para deciros que los apellidos deben ser invariables desde la Certificado de Votos hasta la muerte del cohermano, si no, tenemos problemas en el secretariado para encontrar y clasificar los documentos. Ocurre, sobre todo en algunas provincias que hay dos apellidos, pero que el orden cambia de una vez a otra, o que uno desaparece, o que la ortografía cambia, o que se utilizan los nombres, todas estas cosas que se deben evitar.

* El catálogo. Hemos modificado la presentación para que sea más claro y su manejo más fácil. Esperamos que os haya gustado. Os daré al final un cuestionario donde podréis decir lo que pensáis de la nueva fórmula y hacerme sugerencias.

El catálogo, así como las estadísticas, exigen a las secretarias un trabajo importante que hacen con gran cuidado. Pero a veces, vosotros podríais facilitarles la tarea respetando mejor las instrucciones que os damos. No atenerse a ella es fuente de errores: por ejemplo, cuando escribís de nuevo las páginas de vuestra Provincia en vez de corregir sobre las páginas del catálogo del año que termina. Además, se debe responder con toda la precisión posible.

* Las estadísticas. Hemos traducido el formulario del latín a las lenguas vernáculas y hemos modificado la estructura para que sea más claro y de más información que publicamos con tablas y gráficos en Vincentiana. Espero que sea de vuestra satisfacción.

La Hermana que se ocupa, y que es profesora de matemáticas, se queja de que, no solamente los Visitadores no son siempre muy buenos en matemáticas, sino que no miran atentamente las cuestiones antes de responder y dan respuestas manifiestamente incorrectas. Además, ella os debe enviar muchos fax para pediros preciséis los datos. En esto también os recomiendo la mayor precisión en vuestras respuestas y en el control de su coherencia. Esto nos economizará mucho tiempo y nos permitirá hacer mejor los informes estadísticos. A la vista de vuestras respuestas de este año y de vuestras sugerencias trataremos de mejorar el formulario el año próximo.

Gracias a las respuestas que hemos recibido este año y con las informaciones de años anteriores, yo he podido hacer un estudio, que aparecerá en el Nº 3 de Vincentiana, bajo el título Las estadísticas de la C.M., balance de una crisis y oportunidades para el porvenir, en el que he tratado de hacer resaltar las líneas de fuerza por las que atraviesa la Congregación desde los años de crisis 60-70, donde las salidas de la Congregación fueron numerosas, hasta hoy. Me he interesado particularmente sobre la relación número de incorporados/número de jóvenes en formación y a las diferencias según las regiones del mundo.

He llegado a la conclusión de que existen en la Congregación las grandes tendencias siguientes:

a. Desde un punto de vista global, después de la gran crisis de los años 60-70, que vio disminuir sus efectivos, la disminución tiende claramente a disminuir en el curso de los años, salvo para los Hermanos que continúan disminuyendo de forma inquietante.

b. Por otra parte asistimos a un aumento sensible de jóvenes en formación. Si esta tendencia se confirma, se puede esperar vayamos a una estabilización, y después, incluso un aumento de nuestros efectivos globales dentro de algunos años.

c. Sin embargo, la realidad es muy variable según las regiones del mundo, algunas tienen muchas vocaciones y aumentan el número y otras tienen pocas vocaciones y continúan disminuyendo. Si estas tendencias se confirman en el futuro, se asistirá a un desplazamiento de la Congregación del Norte y el Oeste hacia el Sur y el Este.

Las cifras hacen meditar. Revelan a la vez una oportunidad a aprovechar y un desafío a responder. Yo os dejo descubrir este artículo. Tengo algunas copias para aquellos que estén interesados.

3. El problema de las lenguas

De modo habitual, la Curia General asegura la difusión de las Circulares del Superior General, de los diversos documentos del Secretariado, así como las Publicaciones (NUNTIA y VINCENTIANA) en tres lenguas solamente, a saber español, francés e inglés. A veces algunas circulares del Superior General o documentos del Secretariado General se traducen en otra lengua, si se tiene la posibilidad, pero no es la regla general. Sé que hay muchas otras lenguas en la Congregación, pero desafortunadamente no nos es posible hacer más de forma regular.

Algunas provincias traducen inmediatamente las circulares o NUNTIA y nos envían la traducción. Pienso en particular en Austria para la lengua Alemana. ¡Es estupendo! Deseo animar a las provincias de una misma lengua, que no pertenecen a los grupos hispanos, francófono o anglófono, se pongan de acuerdo entre ellas para hacer traducciones - especialmente de las circulares del Superior General y de NUNTIA - que se comunicarán unas a otras. Pienso en particular en las provincias de lengua italiana o portuguesa, o en Polonia y Eslovaquia. Es un punto a reflexionar concretamente entre vosotros.

II. Las publicaciones de la curia

Desde hace alrededor de tres años, estoy al cargo de NUNTIA y desde alrededor de dos estoy encargado de VINCENTIANA. Tengo la ventaja de contar con la colaboración de diversas secretarias, aprovechando sobre todo la variedad de lenguas que hablan. Deseo daros alguna información sobre estas publicaciones y haceros igualmente algunas preguntas.

1. NUNTIA

Este pequeño boletín de información es un lazo de unión regular entre todos los cohermanos de la Congregación, que quiere ser un medio de comunicación, de intercambio de experiencias y por ello de comunión entre nosotros. Trato de hacer las noticias lo más substancial y concretas posible, sin alargarme demasiado. Las diferentes secretarias me ayudan a buscar las noticias leyendo los boletines provinciales. Después con esta recolección y con lo que envían los corresponsales de NUNTIA, hago una primera redacción del boletín en francés. Seguidamente, con los PP. Lauro Palú e Italo Zedde que forman parte de la comisión de NUNTIA reflexionamos sobre el contenido. Después, se traduce en inglés y español. Y en fin una de nuestras secretarias lo confecciona. Hemos tratado de mejorar el contenido y la presentación de nuestro boletín, en la confianza de que desarrolle el gusto de los cohermanos por leerla.

NUNTIA contiene, por supuesto, las noticias de la Curia, que conozco bien por mi posición. Pero las noticias de las Provincias, son también iguales en importancia. Para conocerlas, leemos los boletines provinciales. Pero además, pedí, hace más de dos años, que hubiera en cada Provincia un corresponsal de NUNTIA, que me enviara, tras un acontecimiento importante de su Provincia, un fax relatándome los hechos. Algunos lo hacen muy bien. Otros nunca me envían nada, y, ¡es una pena! Quisiera pedir a los Visitadores que estimulen, si fuera necesario, el celo literario del corresponsal de su Provincia. Os devolveré la carta donde les daba todas las instrucciones necesarias.

Me alegraría conocer vuestras opiniones sobre NUNTIA en lo que a fondo y forma se refiere. También me encantaría saber cómo lo difundís entre los cohermanos de vuestra Provincia. Encontraréis en la salida un cuestionario con este fin.

2. VINCENTIANA

El Consejo General me confió hace dos años la dirección de VINCENTIANA con la misión de realizarla según una concepción nueva, en tres idiomas (francés, español e inglés), con la esperanza de que, llegando directamente a alrededor de un 70% de los cohermanos, sería una ventaja. Se nombró igualmente un consejo de redacción compuesto por los PP. Ignacio Fernández de Mendoza, Vicario General y Thomas Davitt, Archivista de la Curia.

Nos reunimos de vez en cuando para elegir los temas que deseamos abordar y los cohermanos a quienes deseamos pedir escriban los artículos. Igualmente, decidimos si queremos publicar un artículo que nos haya sido enviado espontáneamente por un cohermano. Además, enviamos los textos a los traductores, que son principalmente cohermanos. Seguidamente, una de nuestras secretarias los pone en el ordenador y da el disquette a la imprenta. En fin, corregimos en el secretariado los pruebas de la imprenta.

Buscamos temas que puedan enriquecer el conocimiento y la reflexión de los cohermanos en los diversos niveles de su vida: espiritual, apostólica, comunitaria, conocimiento de fuente Vicencianas, conocimiento de la Congregación hoy, etc. Es un trabajo muy interesante, pero que no es siempre fácil, pues, a veces, algunos artículos que habíamos pedido no llegaron o demasiado tarde,. o algunos artículos no correspondían exactamente a lo que esperábamos.

Hemos pasado de una única edición en diversas lenguas a 3 ediciones en 3 lenguas. Esto no se hace sin dificultad, las principales son:

- hay globalmente más trabajo (el año pasado editamos entre todo cerca de 1.300 páginas).

- el coste de impresión debería normalmente ser más caro. Pero hemos paliado este inconveniente reduciendo un poco el número de páginas de cada número, y aumentando el número de abonados (hemos pasado de 550 a cerca de 850) y esto gracias a las provincias que han solicitado más suscripciones (para las casas de formación, etc.) y a las suscripciones individuales (cohermanos, Hijas de la Caridad e incluso algunos laicos de los movimiento Vicencianos) y en fin porque... hemos encontrado una imprenta menos cara. El precio unitario de la revista es menos caro que antes (1993).

Una vez más somos conscientes que 3 lenguas no son suficientes para la Congregación. Desafortunadamente, no es posible, visto el número limitado de cohermano en la C.M. el aumentar el número. Y esto por varias razones: no es fácil encontrar traductores, eso exigiría todavía más trabajo y costaría más caro. Sin embargo, cuando un artículo está escrito en otra lengua distinta de las tres, unimos una fotocopia para los cohermanos de esta lengua.

Deseo ahora haceros algunas peticiones:

1. Conscientes de que la nueva fórmula de Vincentiana puede ser mejorada, contamos con vuestros comentarios y sugerencias. Os daré una hoja donde podéis decirme vuestra opinión y hacerme vuestras sugerencias.

3. Estoy a la búsqueda de traductores. Me dirijo a los Visitadores de lengua francesa, inglesa y española. ¿Podéis darme nombres de cohermanos que puedan traducir un artículo cada dos o tres meses, o quizás solamente cada cuatro meses y especificarme las lenguas?

En la confianza de que cuanto os he dicho favorezca la colaboración entre nosotros para un mejor servicio a la Congregación, os agradezco la atención que me habeiz prestado.