Introducción

Nombre, fines, naturaleza, derechos

Nombre: El nombre de la conferencia es «Conferencia Nacional de Visitadores de EEUU». Su sigla es NCV.

Fines: Los fines de la NCV son:

Desarrollar la cooperación interprovincial con miras a una posible reconfiguración.

Fomentar la colaboración con las Hijas de la Caridad y con la Familia Vicenciana.

Tratar otros temas de alcance nacional.

Darse los Visitadores asistencia mutua.

Naturaleza: La NCV es una organización creada por el Superior General para conseguir los fines arriba formulados (Cfr. B. Fines). La NCV respeta la independencia jurídica de cada provincia y la autoridad de cada Visitador.

Derechos: Siguiendo los procedimientos ordinarios para los traslados, y a la luz del plan misional global, la NCV tiene, delegados por el Superior General, derecho a, y autoridad para, destinar a los misioneros, del apostolado en una provincia, a un apostolado en otra provincia.

Miembros

Miembros: Son miembros de la NCV los Visitadores de las Provincias de EEUU.

Derechos de los miembros: Los miembros tienen derecho a:

Estar presentes a todas las reuniones.

La oportunidad de presentar, antes de cada reunión, temas de discusión.

Aprobar con antelación la presencia en la reunión de asistentes invitados.

Recibir el programa y los materiales al menos una semana antes de la reunión.

Tomar decisiones en cuanto a la actividad de la Conferencia.

Ser consultados e informados, entre una y otra reunión, en punto a materias importantes.

Obligaciones de los miembros

Asistir a, preparar y tomar parte activa, en las reuniones.

Ejecutar las decisiones y tareas convenidas en las reuniones.

Contribuir a la financiación de la Conferencia y sus actividades.

Distribuir el material enviado por el Secretario Ejecutivo para el personal de la provincia.

Cumplir con los estatutos.

Reuniones

Reuniones especiales: Si es necesario, la NCV tendrá reuniones

Reuniones nacionales: Después de cada reunión ordinaria, los miembros asisten, los dos días siguientes, a dos reuniones nacionales:

Reunión de los Visitadores de la Congregación de la Misión en EEUU y de las Visitadoras de las Hijas de la Caridad en EEUU (Junta de Gobierno del Instituto de Estudios Vicencianos).

Reunión con el mando nacional de la Familia Vicenciana en EEUU.

Decisiones

Decisiones: En la toma de decisiones, procuren los Visitadores alcanzar el consenso; pero una votación de 4-1 basta para cualquier decisión. Para la votación se requiere la presencia de cada Visitador o de su delegado.

Proyectos

Proyectos: La NCV patrocina varios proyectos a corto y a largo plazo para alcanzar los fines de la Conferencia.

Finanzas

Finanzas: Las provincias se reparten todos los costos de la Conferencia. Los proyectos se aprueban sólo tras haberse presentado un plan y un presupuesto. Los costos de proyectos cuyo presupuesto sea de $10.000 o menos, se reparten por igual entre las provincias; los costos superiores a $10.000 se dividen proporcionalmente entre las provincias - en razón del número total de misioneros incorporados a cada provincia de EEUU.

Presidente de la NCV

Selección: El presidente será escogido por la Conferencia Nacional de entre sus miembros, y nombrado por el Superior General con el consentimiento de su Consejo.

Plazo: El nombramiento será para un período inicial de tres años, siendo posible su prolongación.

Cometidos: Son cometidos del presidente:

Reuniones de la NCV

Presidir las reuniones.

Con el Secretario Ejecutivo, preparar la agenda y el material para las reuniones.

Disponer la rotación de las reuniones por las provincias.

Después de cada reunión de la Conferencia, y con la ayuda del Secretario Ejecutivo, efectuar la labor de prosecución.

Convocar reuniones especiales y encuentros de la Conferencia, si es necesario.

Tener informado al Superior General sobre la labor de la Conferencia y el progreso de los proyectos.

Asuntos de la Conferencia

Entre reunión y reunión, despachar los asuntos ordinarios de la Conferencia.

Consultar e informar a los demás Visitadores en materias importantes, y llevar la correspondencia.

Boletín de la Conferencia

Hacer la revisión final del boletín para su publicación.

Escribir una breve carta para cada número del boletín.

Secretario Ejecutivo de la NCV

Actuar como supervisor del Secretario Ejecutivo.

Secretario Ejecutivo de la NCV

Selección: Seleccionan al Secretario Ejecutivo de la NCV los Visitadores.

Tiempo, cometidos, plazo: El Secretario Ejecutivo forma parte, si bien no permanente, de la dirección; su designación, renovable, es para un trienio.

Supervisor: El presidente de la NCV es el supervisor del Secretario Ejecutivo.

Cometidos: Los cometidos del Secretario Ejecutivo son:

Reuniones de la NCV

Antes de la reunión, enviar copia de agenda y horario para que la revisen y comenten los Visitadores.

Ayudar al presidente en la preparación de la agenda y del material para las reuniones de la Conferencia.

Mandar por correo a los Visitadores agenda y material al menos una semana antes de cada reunión.

Asistir y estar presente, en todo y en parte, a las reuniones de la Conferencia, en calidad de relator y como directivo, exceptuada aquella sesión en la que los Visitadores intercambian información sobre sus provincias.

Aderezar informes y recomendaciones para los Visitadores.

Después de cada reunión de la Conferencia, mandar por correo a los Visitadores la copia final de las minutas de la reunión anterior, y la copia previa de las minutas para la reunión inmediata.

Después de las reuniones, dar asistencia administrativa al presidente de la NCV en la prosecución del trabajo.

Reuniones nacionales

Asistir a la reunión anual de los Visitadores de la Congregación de la Misión y de las Visitadoras de las Hijas de la Caridad - se entiende de EEUU - (Junta de Gobierno del Instituto de Estudios Vicencianos) y, en calidad de observador, a la del mando nacional de la Familia Vicenciana en EEUU.

Dar apoyo administrativo, p. ej., preparando la agenda, enviando el material de la reunión a los participantes, y prestando servicios secretariales de relator, etc., a los Visitadores que presidan estas reuniones nacionales.

Presidente de la NCV

Con el presidente de la NCV (supervisor), revisar de manera regular el trabajo del secretariado.

Ayudar al presidente de la NCV en cualquier tarea administrativa.

Nuevos Visitadores

Antes de que vayan por primera vez a una reunión de la Conferencia, orientar a Visitadores recientemente elegidos en el trabajo de la NCV.

Boletín de la Conferencia

Aderezar un boletín, para que se publique dos veces al año.

Presentar, para la revisión final previa a la publicación, copia del boletín al presidente de la NCV.

Enviar, para su distribución entre los misioneros, ejemplares del boletín a las curias provinciales.

Enviar ejemplares del boletín al Superior General, al Secretario General, a los representantes de otras conferencias regionales en la Congregación de la Misión, a las Visitadoras de las Hijas de la Caridad de Norteamérica, al mando nacional de la Familia Vicenciana en EEUU, al editor en jefe del Proyecto Vicenciano de Traducción, y al director del Instituto de Estudios Vicencianos.

Aprestar proyectos interprovinciales

Asistir a los Visitadores en cuanto a definir, planear y cumplimentar proyectos que promuevan la cooperación interprovincial en EEUU.

Secretariado de la NCV

Administrar las finanzas del Secretariado de la Conferencia de Visitadores de EEUU.

Preparar un informe financiero de final de año, y el presupuesto anual del Secretariado para su revisión y aprobación por los Visitadores en la reunión de octubre.

Mantener a punto los archivos del Secretariado.

Enmiendas a los estatutos

Enmiendas: Los estatutos de la NCV pueden enmendarse en todo momento, preferiblemente por consenso de los miembros; sin embargo, un resultado de 4-1 votos basta para la enmienda.