FORMATION SUR L’IMPACT DE LA MISSION FORUM SUR LE DÉVELOPPEMENT VINCENTIEN  – Rapport du Forum sur le développement vincentien 

RÉSUMÉ 

Le père Joseph (Shalby) Thelliankal, C.M. de DePaul Apparel, présente les masques de protection du projet COVID 19 à Belwady Village, septembre 2020

L’événement du Forum de formation sur l’impact des missions (MIT) avec la région COVIAM a été un succès selon les commentaires des participants. La grande majorité des sujets abordés étaient pertinents pour les participants. En raison de la pandémie, la présentation a été adaptée à un forum virtuel via la conférence Zoom. Malgré cela, les quatorze confrères et deux laïques ont conservé le contenu bilingue, livré en anglais et interprété en français. 

Le forum virtuel s’est déroulé sur une période de huit semaines avec 1 à 2 séances par semaine de trois heures chacune, du 26 mai au 14 juillet 2020. Huit sessions ont été présentées couvrant un large éventail de sujets de formation, y compris une couverture étendue des compétences nécessaires à la rédaction de de demande de subventions et à la gestion de projets. Le VSO était responsable de la planification du Forum, avec l’aide du P. Lord Winner, C.M.F., Ph.D. 

Le Forum a été mené par le VSO avec des sessions de formation présentées par le P. Winner. Les sondages menés auprès de plusieurs participants ont fourni des données de base sur les compétences et les habiletés. Les lacunes relevées serviront de base aux futures formations. À ce titre, le Forum et les leçons apprises serviront de modèle pour les événements futurs du Forum dans d’autres régions. 

COMMENTAIRES DES PARTICIPANTS AU FORUM 

Une grande quantité de commentaires constructifs a été obtenue des participants afin d’améliorer et d’orienter les activités futures du VSO avec les régions et le contenu de ces activités. L’enquête avant le forum portait sur les éléments suivants à l’appui des travaux du projet : compétences et connaissances nécessaires, infrastructure et collaboration avec le VSO. Le VSO a obtenu des données pertinentes de référence d’intérêt actuel, d’activité de projet et de collaboration avec le VSO et dans le contexte local. 

RÉSUMÉ FINANCIER 

CONCLUSIONS 

Tchad – Eau et réservoir pour le petit séminaire 2019

Dans cette section, le VSO présente les points les plus saillants qui ont été tirés de la préparation, de la délivrance et de l’analyse des données du Forum pilote à la COVIAM. La section se termine par des recommandations et un plan pour la tenue du futur Forum et d’autres formations connexes des gestionnaires de projet. 

A. LEÇONS APPRISES ET MEILLEURES PRATIQUES 

Le Forum sur le développement vincentien a été la toute première formation internationale en gestion de projet organisée par le VSO. Grâce à ce forum pilote, le VSO a tiré de nombreuses leçons qui seront adaptées comme pratiques exemplaires dans la section ci-dessous. En raison du coronavirus, les réunions en présentiel et, surtout, les voyages à l’étranger seront assujettis à des restrictions dans un futur proche. Les réunions et les événements continueront d’être présentés en ligne comme principal moyen de formation et de rencontre avec les gestionnaires de projet pendant la pandémie et après, ce qui permet d’économiser sur les frais de voyage. Bien qu’il y ait eu quelques pépins dans l’adaptation rapide d’une réunion en présentiel à une réunion virtuelle, ce fut un forum réussi. Nous avons été encouragés par la participation et l’engagement constants des participants malgré le manque de fiabilité de l’Internet et de l’électricité dans les pays africains. Ce forum pilote a prouvé qu’une conférence virtuelle peut fonctionner. Pour réussir, il faut une personne technique désignée et compétente pour résoudre les problèmes qui surviennent pendant le Forum. La liste suivante décrit les pratiques exemplaires pour la tenue d’un événement international bilingue en ligne, en fonction des leçons tirées de ce Forum pilote : 

1. Consultation et mobilisation 

 La consultation et l’engagement initiaux et continus avec les visiteurs ont été essentiels à leur adhésion. Ce sont eux qui donneront aux confrères identifiés le temps, l’espace et le soutien pour participer au Forum. 

 Communication et sensibilisation avec les participants pour les garder engagés. 

Phillipines – Les enfants jouent dans une nouvelle aire de jeux

o Courriels de rappel personnels avant chaque séance du Forum. 

o Remerciement et salutation personnels à tous les participants lorsqu’ils sont entrés dans la réunion Zoom. 

o Les participants ont été entendus – toutes leurs questions ont été acceptées et on y a répondu. 

2. Planification préalable au forum 

 Il faut beaucoup de temps pour planifier l’événement. Un événement en ligne exige plus de planification et de temps pour la planification qu’un événement en présentiel. Le VSO a dû rapidement s’adapter et passer à la conversion des plans en présentiel en un format en ligne. 

 Constituer une équipe tôt et tenir des réunions régulières pour que chacun connaisse ses tâches spécifiques. 

 Élaborer une liste de contrôle des mesures à prendre avec la personne responsable de l’exécution et inclure un échéancier. 

 S’il s’agit d’un événement bilingue, il est essentiel d’avoir un bon interprète. 

 Prévoyez suffisamment de temps pour préparer les documents et, dans une autre langue, prévoyez du temps pour la traduction et faites vérifier l’exactitude des documents par un locuteur natif. Si cela n’est pas possible, il est recommandé d’avoir l’événement dans une langue, puis plus tard dans une deuxième langue pour donner du temps pour la traduction 

 L’organisation d’une réunion virtuelle prend plus de temps qu’une réunion en présentiel 

 Vérifier auprès des participants s’ils sont disponibles pour participer au Forum et s’ils ont un accès fiable à Internet et à l’électricité. 

3. Technologie 

 Une équipe dévouée qui a des rôles précis pendant l’événement – nous avions une personne technique, quelqu’un qui répondait aux questions, un chargé d’accueil et quelqu’un qui avait accès aux diapositives de la présentation. 

 Organiser plusieurs séances de pratiques internes pour l’équipe qui utilise la technologie, puis organiser une deuxième séance de pratique avec les participants afin que les choses puissent être réglées avant le début de l’événement. 

 Le formateur/conférencier/interprète doit ouvrir une session sur son téléphone et non par Internet, car le son et la connexion sont plus fiables. 

 Identifier la façon dont l’équipe peut communiquer les uns avec les autres pendant l’événement afin que, si elle a besoin de communiquer, elle puisse le faire rapidement et discrètement sans interrompre le forum en direct. 

 Tutoriels Zoom pour l’équipe de l’événement et les participants. Le technicien VSO a donné un bref tutoriel Zoom avant chaque session du Forum. 

B. RECOMMANDATIONS 

L’analyse préliminaire a permis de cerner des possibilités d’engagement futur avec les gestionnaires de projet. Il s’agit notamment de séances de formation virtuelle de suivi avec la COVIAM ; de séances plus courtes et monolingues avec des groupes plus petits qui peuvent ensuite être traduits ; d’une formation plus générale sur des sujets basics ; de la façon de 4 

déterminer les besoins des collectivités locales ; et de la façon de concevoir un projet ayant un impact maximal. 

Le VSO croit que les séances futures devraient être conçues de manière à être plus interactives, c’est-à-dire plus de discussions et d’échanges plutôt que de présentations à sens unique. L’attribution de devoirs sur des projets locaux réels entre les sessions d’un forum virtuel est également suggérée pour accroître l’engagement des participants et avec le VSO. 

Le VSO recommande que le bureau continue d’élaborer un plan pour la formation des gestionnaires de projet dans les autres Conférences des Visiteurs, à savoir CLAPVI et APVC avec le Forum

Cérémonie d’ouverture de la nouvelle annexe de Dawn of Hope, école St. Vincent DePaul Bahir Dar, Éthiopie, 24 septembre 2020

pilote à la COVIAM comme modèle. Il recommande également que les leçons apprises et les pratiques exemplaires guident la planification et la délivrance du futur Forum. 

C. PLAN POUR LE FORUM FUTUR ET LA FORMATION CONNEXE DES GESTIONNAIRES DE PROJET 

Le Forum terminé est un modèle qui sera amélioré et adapté au fil du temps à chaque événement futur. Les instruments d’enquête, les données et le document “Forum sur le développement vincentien : rapport complet” continueront à être utilisés pour évaluer les besoins et fournir une formation d’introduction pour les confrères en Amérique latine et en Asie. Lors de l’examen initial des résultats du Forum, il a été convenu que l’équipe VSO ciblera juillet 2021 pour le deuxième Forum VSO virtuel avec l’Asie/Pacifique (APVC) et juillet 2022 pour le troisième avec l’Amérique latine (CLAPVI). Le format devrait être très semblable à celui de la COVIAM, avec des sujets et des modules adaptés aux besoins des régions en fonction de l’expérience du VSO et de la rétroaction régionale. 

De plus, le VSO croit que les séances futures devraient être conçues de façon à être plus interactives, c’est-à-dire plus de discussions et d’échanges au lieu de présentations à sens unique. L’attribution de « devoirs » sur des projets réels entre les séances au cours d’un forum virtuel est également suggérée comme moyen d’accroître l’engagement des participants et de le VSO. 

Préparé par Teresa Niedda Directeur de projet
Translated from the English original by Fr. Guenolé Feugang, C.M.
14 October 2020