Le Secrétariat Général

La correspondance - les Conseils - les publications de la Curie

Emeric Amyot d'Inville, C.M.

Il m'a été demandé de vous présenter le travail du Secrétariat Général. Je commencerai par vous dire que c'est une équipe de personnes au service du Supérieur Général et de la Congrégation tout entière. Il y a, en effet, avec moi deux Filles de la Charité, l'une Américaine des Etats-Unis et l'autre Espagnole, et deux laïques italiennes.

Mon rôle de Secrétaire Général est d'une part celui défini par le Statut 61: préparation des Conseils, participation à ceux-ci et rédaction des actes à la suite, ainsi que la rédaction de lettres. D'autre part, mon rôle est aussi d'orienter, de coordonner et de superviser le travail de l'équipe du Secrétariat dont les divers membres ont leurs domaines et leurs responsabilités propres.

J'ai choisi d'aborder certains aspects plus importants du travail du Secrétariat Général, sans rentrer dans bien des détails, ni aborder des aspects périphériques de mon travail, comme les voyages et visites aux Provinces, ou ma responsabilité au sein du SIEV et dans les Mois Vincentiens, etc. C'est ainsi que je me concentrerai sur les trois points suivants: 1) la correspondance; 2) les Conseils; 3) les publications de la Curie Générale.

I. La correspondance

Vous nous écrivez beaucoup et nous vous écrivons beaucoup. Il y a de 4000 à 4500 lettres, fax ou messages électroniques, concernant la vie de la Congrégation ou de la Famille Vincentienne, qui arrivent à la Curie ou qui en sortent chaque année, sans compter les innombrables lettres de voeux ou félicitations ou messages d'importance secondaire qui ne sont pas archivés. Pour prendre un point de comparaison, nous possédons 3116 lettres écrites par saint Vincent ou adressées à lui, rassemblées dans les 8 premiers volumes de Coste. Si un jour on voulait publier la correspondance complète du Supérieur Général Robert Maloney, qui est l'auteur et le destinataire principal de toute cette correspondance, il faudrait qu'un nouveau Coste prévoie de très nombreux volumes!

Par ailleurs, on peut constater une nette augmentation du volume des lettres qui sortent de la Curie: de 1993 à 1997, pour prendre les deux années complètes extrêmes du sexennat écoulé, elles ont augmenté de 50 % (!) et il me semble qu'elles sont dans tous les cas plus nombreuses que celles du sexennat précédant. Par contre, les lettres qui arrivent à la Curie ont conservé à peu près le même volume tout au long du sexennat. Il me semble que si le volume des lettres qui sortent de la Curie a tant augmenté, c'est que notre Supérieur Général a beaucoup et toujours plus d'initiatives qu'il doit lancer, suivre, pourvoir, encourager (par exemple: les nouvelles missions, le CIF, les diverses commissions, les mois vincentiens, la rencontre des Visiteurs à Salamanque, celle des nouveaux Visiteurs à Rome, l'Instruction sur les Voeux, le Guide pratique du Visiteur, etc., etc.). Cette augmentation du courrier qui sort de la Curie est un signe de dynamisme, mais il signifie aussi un travail croissant dans le Secrétariat Général qui, bien que le nombre des secrétaires ait augmenté, nous tient toujours plus occupés.

Une partie de la correspondance au sens large concerne directement le Secrétariat Général. Il s'agit de toutes les notifications (d'émission des voeux, d'ordinations, de nominations aux offices provinciaux et de décès) que les Visiteurs doivent nous adresser. Il s'agit aussi des informations concernant les corrections du Catalogue et les statistiques annelles. Pour tout cela, les secrétaires qui doivent traiter l'information vous sont très reconnaissantes lorsque vous utilisez les formulaires que nous vous avons adressés à cet effet, lorsque vous les remplissez en suivant les indications qui vous sont données et lorsque vous les renvoyez dans les délais demandés. Cela économise beaucoup de temps.

Les lettres concernant la Congrégation, aussi bien celles qui arrivent que celles qui sortent, sont enregistrées au Secrétariat Général, photocopiées en fonctions des différents dossiers qu'elles concernent et classées dans les archives du Secrétariat, dans les casiers des Provinces, les dossiers personnels ou les dossiers des questions diverses.

Lorsque vous écrivez à la Curie, vos lettres sont distribuées aux divers destinataires, mais c'est le Supérieur Général qui en reçoit la très grande majorité. Si les lettres sont de moindre importance, chacun répond personnellement à ses propres lettres, dans des délais très courts, à moins qu'il ne soit en voyage. Si les lettres sont de plus grande importance, elles me sont remises pour que je les mette sur l'agenda du Conseil.

II. Les Conseils

Il y a normalement une séance du Conseil le mardi matin, mais il y a beaucoup d'exceptions en raison des voyages du Supérieur Général ou des autres membres du Conseil.

Chaque année nous avons eu une moyenne de 35 à 40 Conseils, dont quatre dits de tempo Forte qui s'étalent souvent sur une semaine, à raison d'une séance tous les matin, l'après-midi étant réservée à prendre des contacts utiles pour faire avancer certaines questions et à écrire les lettres suite aux décisions du Conseil.

Je distribue à tous les membres du Conseils la documentation utile pour chaque séance, ce qui représente un total d'environ 2200 pages par an, répartis en une moyenne de 350 à 450 questions. Chaque question est discutée, une décision est prise et il est demandé aux divers participants du Conseil, en fonction des langues, de préparer pour le Supérieur Général les lettres-réponses communiquant les décisions prises.

Venons-en maintenant à notre dernier point: les publications de la Curie, dont j'ai la responsabilité et auxquelles collaborent divers membres du secrétariat.

III. Les publications de la Curie

Depuis cinq ans, je suis chargé de la rédaction de NUNTIA et, depuis quatre ans, j'assure la direction de VINCENTIANA. J'ai l'avantage de pouvoir compter sur la collaboration des diverses secrétaires, profitant, en particulier, de la variété des langues qu'elles parlent.

1. Nuntia.

Ce bulletin d'information, lien entre la Curie et toutes les Provinces, veut être un moyen de communication, d'échange d'expériences et par là de communion entre nous.

En plus des nouvelles de la Curie et de celles que nous envoient les “correspondants de Nuntia” (certains sont très actifs, mais d'autres non), nous glanons des nouvelles en lisant, avec les différentes secrétaires, les bulletins provinciaux. Avec cette moisson, je fais une première rédaction du bulletin en français, qui est discutée avec les PP. Lauro Palú et Italo Zedde, qui font partie de la commission de NUNTIA. Ensuite, le texte est traduit en anglais et en espagnol au secrétariat. Et, enfin, une de nos secrétaires fait la mise en page.

Au fil des années, nous avons essayé d'améliorer le contenu et la présentation du bulletin, afin que que les confrères aiment à le lire. J'ai essayé de rendre les nouvelles plus substantielles et plus concrètes, sans pour autant allonger trop. L'enquête faite auprès des Visiteurs réunis à Salamanque en juin 1996 montre que NUNTIA est bien accueilli et nous a permis de faire quelques améliorations.

2. Vincentiana

Lorsque le Supérieur Général m'a confié la direction de la revue VINCENTIANA, c'était avec mission de la réaliser selon une conception nouvelle et de la publier en trois langues (en français, anglais et espagnol), dans l'espoir que, rejoignant directement près de 70 % des confrères, elle serait davantage lue.

La nouveauté de la revue est d'abord au niveau de son contenu qui est réparti, pour un numéro normal, de la façon suivante:

- La partie officielle, de la Curie Générale, avec les lettres du Supérieur Général, les nominations, les statistiques de la Congrégation, les documents officiels, etc.

- Le dossier, qui est la nouveauté principale de la revue et dont le titre en figure sur la couverture. Il permet d'aborder un thème particulier à chaque numéro, à travers plusieurs articles qui touchent à notre vie missionnaire et à notre spiritualité vincentienne.

- Les “Etudes”, qui regroupent des articles divers souvent sur la spiritualité vincentienne, choisis pour leur qualité.

- La Bibliographie Vincentienne, enfin, dans laquelle est faite une brève recension de tous les livres concernant saint Vincent, la spiritualité vincentienne, et la vie et l'histoire de la Famille Vincentienne, d'où l'importance d'envoyer à la Curie tous les livres vincentiens qui sortent. Suit une Bibliographie générale avec seulement la référence des livres écrits par des confrères, mais qui ne sont pas de nature vincentienne.

Je suis assisté d'un Conseil de rédaction, composé de deux membres de la Curie, les PP. Ignacio Fernández de Mendoza et Rolando Delagoza. Nous nous réunissons de temps en temps pour choisir les thèmes que nous voulons aborder et les personnes auxquelles nous voulons commander des articles. Egalement, si des articles nous ont été envoyés spontanément, nous les étudions et décidons si nous les publierons. Nous cherchons des sujets qui puissent enrichir la connaissance et la réflexion des confrères aux niveaux spirituel, apostolique et communautaire, ainsi qu'au plan de la connaissance des sources vincentiennes et de la vie de la Congrégation aujourd'hui. Quand nous avons reçu les articles, nous les envoyons aux traducteurs, puis nous en vérifions les textes au Secrétariat suivant les langues et une secrétaire les prépare sur disquette pour l'imprimeur. L'enquête faite auprès des Visiteurs à Salamanque a montré leur satisfaction par rapport à la nouvelle formule.

Nous sommes passés d'une édition unique en diverses langues à 3 éditions (en français, anglais et espagnol). Nous faisons 6 numéros par an, dont un numéro double pendant l'été, parfois assez gros, comme celui de l'été 1996 sur la réunion des Visiteurs de Salamanque (220 pages) et celui de l'été dernier sur le Mois Vincentien sur la Mission populaire, en fait un livre de 250 pages. Nous avons édité 1600 pages par langues en trois ans et demi, soit un total de 4800 pages pour les trois langues.

En plus de l'abonnement automatique de chaque maison canonique, nous avons offert la possibilité aux Visiteurs d'abonner certaines personnes ou oeuvres de leurs Provinces et nous avons proposé des abonnements individuels aux confrères, ainsi que, d'une façon limitée, à des membres de la Famille Vincentienne. Nous sommes ainsi passées de 550 abonnements à 830 et j'aimerais les voir augmenter encore.

Nous sommes bien conscients que 3 langues ne suffisent pas pour la Congrégation. Malheureusement, il n'est guère possible, vu le nombre trop limité de confrères dans la Congrégation, d'en augmenter le nombre, car il n'est pas facile de trouver des traducteurs, cela demanderait encore plus de travail et cela coûterait plus cher.

3. Autres publications.

Enfin, je voudrais mentionner d'autres publications de la Curie qui nous ont demandé pas mal de travail au Secrétariat. Il y a eu, en particulier L'Instruction sur les Voeux et le Guide Pratique du Visiteur. En plus de cela, je me suis offert pour réaliser l'édition française du dernier livre du P. Maloney, Des saisons dans la vie spirituelle et pour réimprimer les Lettres de Jean-Gabriel Perboyre (mais ce livre ne m'a pas coûté beaucoup de travail, car la disquette m'avait été fournie par Paris).

Enfin, je voudrais mentionner une publication annuelle qui nous prend du temps au Secrétariat: il s'agit du Catalogue. Nous en avons réformé la présentation pour le rendre plus clair et plus pratique, spécialement au niveau des informations en tête de chaque maison. Les Visiteurs, consultés à Salamanque, l'ont accueilli favorablement. Nous avons tenu compte dans la mesure du possible de leurs suggestions.

Tel sont les aspects principaux du travail du Secrétariat Général que j'ai choisi de vous présenter et par lesquels nous essayons d'être au service de la Congrégation et de sa mission. Je vous remercie de votre attention.