LE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
ET SES
RELATIONS AVEC LES PROVINCES
Emeric Amyot d'Inville, C.M.
Tous les Visiteurs ont de temps en temps à faire avec la Curie Générale par l'intermédiaire du Secrétaire Général (par exemple: communications des documents de la Province, des attestations de voeux et d'ordinations, des défunts, le Catalogue, les statistiques, etc.). Il faut ajouter depuis deux ans les publications de la Curie: NUNTIA et VINCENTIANA, dont je suis chargé. Nous avons des relations assez régulières et je voudrais que nous en parlions aujourd'hui afin qu'elles soient aussi parfaites que possible pour un meilleur service de la Congrégation.
INTRODUCTION:
Je commencerai par présenter brièvement le Secrétariat Général en disant que c'est une équipe de personnes au service du Supérieur Général et de la Congrégation tout entière.
En effet, plus qu'une personne dont vous connaissez le nom et la fonction, le Secrétariat Général c'est une équipe de 5 personnes composée de 2 Filles de la Charité, l'une des Etats- Unis et l'autre d'Espagne, et deux laïques Italiennes, qui travaillent avec moi. Une équipe au sein de laquelle chacun assure des responsabilités variées et travaille souvent dans des langues différentes.
Mon rôle de Secrétaire Général est d'une part d'orienter, de coordonner et de superviser le travail de cette équipe dont les autres membres font, en beaucoup de domaines, la plus grande partie du travail (par exemple, pour le catalogue ou les statistiques, où je ne fais que définir les lignes générales et superviser le travail). D'autre part, mon rôle est celui défini par le Statut 61: préparation des Conseils, participation à ceux-ci et rédaction des actes, ainsi que la rédaction de lettres à la suite. J'assure également l'archivage des lettres et documents récents qui, au bout de quelques années passent aux archives générales du P. Davitt.
J'aborderai 2 sujets principaux qui seront subdivisés en plusieurs points:
1. Les communications entre le Secrétariat Général et les Provinces.
2. Les publications de la Curie Générale.
I. COMMUNICATIONS ENTRE
LE SECRÉTARIAT GÉNÉRAL ET LES PROVINCES
De mon côté, sans que j'aie de grands problèmes, je pense que certains points pourraient être améliorés et faciliter notre travail et la qualité de celui-ci. Par ailleurs, j'attends des réactions de votre côté par rapport à la qualité du service que nous rendons, ainsi que des suggestions pour l'améliorer. Je voudrais maintenant vous donner quelques informations et vous faire quelques recommandations:
1. Postes et télécommunications.
Il n'est pas toujours facile de communiquer avec des pays éloignés de Rome et dont les moyens de communication ne sont pas toujours excellents.
* Nous sommes déjà très heureux que quasiment toutes les Provinces aient un FAX, même si certains ne marchent pas très bien et qu'il nous faut essayer plusieurs fois avant que le document ne passe. Il y a aussi quelques fax groupés avec le téléphone sur une même ligne qui ne sont pas commodes et qui pourraient être améliorés de sorte que, lorsqu'on appelle le fax, on ne tombe pas sur le téléphone. Il existe actuellement des commutateurs que l'on peut ajouter et qui permettent d'aiguiller automatiquement sur le fax ou le téléphone selon l'appel reçu.
* La Poste et la TNT (la Société privée de distribution du courrier que nous utilisons également), ne sont ni toujours rapides ni même très sûres, surtout avec certains pays moins bien équipés. La poste italienne est parfois bien lente et incertaine, aussi utilisons-nous de préférence la poste vaticane, plus efficace.
Si vous vous apercevez que le courrier ne fonctionne pas bien, qu'il est trop lent ou qu'il n'arrive pas, ou bien qu'il arrive en mauvais état, il est très important de nous en avertir, afin que nous puissions vous renvoyer les documents en question et pour que nous puissions, éventuellement, faire des réclamations, spécialement auprès de la société privée TNT. J'ai fait, l'an dernier, une enquête auprès des Visiteurs à ce sujet qui m'a révélé quelques problèmes, limités heureusement, et cela m'a permis d'en discuter avec la TNT. Malheureusement, quelques visiteurs n'ont pas répondu.
* Le téléphone par satellite a fait son apparition dans une Province (Zaïre) où le téléphone ne fonctionne pas et le poste non plus. Cela rend de grands services, car c'est l'unique moyen pour communiquer directement. Certains Visiteurs pourraient y penser pour eux-mêmes ou pour certains de leurs confrères très isolés.
* INTERNET. La Curie Générale, comme j'en donnais la nouvelle dans le dernier NUNTIA, est maintenant sur INTERNET, ainsi, d'ailleurs, que certaines maisons et divers confrères de la Congrégation. Cela permet, grâce à la Poste Electronique, d'envoyer en un instant des messages, simples lettres ou documents plus importants, directement d'un ordinateur à un autre, dans un autre pays ou continent. Cela permet aussi d'avoir accès à un vaste réseau mondial d'information (World Wide Web) dans lequel nous pouvons puiser les informations les plus variées et insérer les nôtres, sur la vie de la Congrégation ou sur Saint Vincent (comme l'ont déjà fait notre université St John's des Etats-Unis ou la maison provinciale de Naples). C'est probablement un moyen de communication qui est appelé à se développer beaucoup dans l'avenir et qui sera de plus en plus diffusé dans la Congrégation. Je vous serais reconnaissant de me communiquer les numéros d'INTERNET (Page d'information dans le Réseau Mondial World Wide Web Pages et Poste Electronique) des maisons de votre province qui figureront désormais dans le Catalogue de la Congrégation, avec les numéros de téléphone et de fax.
2. Communiquer l'information au Secrétariat Général.
Je voudrais vous faire quelques recommandations sur la manière de nous communiquer l'information et de répondre aux questionnaires qui vous sont adressés. Je commencerai par trois recommandations générales qui, si elles sont observées, nous facilitent bien la tâche:
a. Utiliser les formulaires que nous vous envoyons,
b. suivre les instructions que nous vous donnons et
c. respecter les délais que nous vous indiquons. Prenons des exemples:
* Les Attestations de voeux. Lorsque les Visiteurs nous informent des voeux sur papier libre au lieu de se servir des formulaires demandés, il y a toujours des informations qui manquent et nous devons vous envoyer un fax pour les demander. De plus, comme nous devons archiver les attestations de voeux, il faut nous envoyer un document original signé et non une simple photocopie et encore moins un fax.
* Je saisis cette occasion pour vous dire que les noms de famille doivent être invariables, depuis l'attestation des voeux jusqu'à la mort du confrère, sinon, nous avons des problèmes au secrétariat pour retrouver et classer les documents. Or il arrive, surtout dans certaines provinces, qu'il y ait deux noms, mais que l'ordre change d'une fois sur l'autre ou que l'un disparaisse, ou que l'orthographe change, ou qu'on utilise des surnoms, toutes choses qu'il faut éviter.
* Le Catalogue. Nous en avons modifié la présentation pour qu'il soit plus clair et plus facilement utilisable. Nous espérons qu'il vous donne satisfaction. Je vous remettrai à la fin un questionnaire où vous pourrez dire ce que vous pensez de la nouvelle formule et me faire vos suggestions.
Le Catalogue, ainsi que les statistiques demandent aux secrétaires un travail assez important qu'elles font avec le plus grand soin. Mais parfois, vous pourriez davantage leur facilitez la tâche en respectant mieux les instructions que nous vous donnons. Ne pas s'y conformer est source d'erreurs: ainsi, lorsque vous récrivez complètement les pages de votre Province au lieu de corriger sur les pages du catalogue de l'année finissante. De plus, il faut y répondre avec toute la précision possible.
* Les statistiques. Nous avons traduit le formulaire du latin aux langues vernaculaires et nous en avons modifié la structure pour qu'il soit plus clair et qu'il donne plus d'informations qu'on publie avec tableaux et graphiques dans Vincentiana. J'espère qu'il vous donne satisfaction.
La Soeur qui s'en occupe, et qui était professeur de mathématique, se plaint que, non seulement les Visiteurs ne sont pas toujours très bons en mathématiques, mais aussi qu'il arrive qu'ils ne lisent pas attentivement les questions avant de répondre et donc donnent des réponses manifestement incorrectes. Aussi doit-elle vous envoyer beaucoup de fax pour vous demander des précisions. Là encore, je vous recommande la plus grande précision dans vos réponses et dans le contrôle de leur cohérence. Cela nous économisera beaucoup de temps et nous permettra de faire de meilleurs rapports statistiques. Au vu de vos réponses de cette année et de vos suggestions nous essayerons d'améliorer le formulaire de l'année prochaine.
Grâce aux réponses que nous avons reçues cette année et avec les informations des années précédentes, j'ai pu faire une étude, à paraître dans le N° 3 de Vincentiana, sous le titre Les statistiques de la C.M., bilan d'une crise et chances pour l'avenir, dans laquelle j'essaie de mettre en évidence les lignes de force qui traversent la Congrégation depuis les années de crise des années 60-70, où les sorties de la Congrégation étaient nombreuses, jusqu'à aujourd'hui. Je me suis intéressé particulièrement au rapport nombre de membres incorporés / nombre de jeunes en formation et aux différences selon les régions du monde.
J'arrive en conclusion à dégager dans la Congrégation les grandes tendances suivantes:
a. D'un point de vue global, après la grande crise des années 60-70, qui a vu fortement diminuer nos effectifs, la diminution tend nettement à ralentir au fil des années, sauf pour les Frères qui continuent à diminuer de façon inquiétante.
b. On assiste par ailleurs à une augmentation sensible des jeunes en formation. Si cette tendance se confirme, on peut espérer une stabilisation, puis, peut-être même, une augmentation de nos effectifs globaux dans quelques années.
c. Cependant, la réalité est très variable selon les régions du monde, certaines ayant beaucoup de vocations et augmentant en nombre et d'autres ayant peu de vocations et continuant à diminuer. Si ces tendances se confirment dans les années à venir, on assistera à un déplacement de la Congrégation du Nord et l'Ouest vers le Sud et l'Est.
Les chiffres font méditer. Ils révèlent à la fois une chance à saisir et un défi à relever. Je vous laisse découvrir cet article. J'en ai quelques copies pour ceux qui seraient intéressés.
3. Le problème des langues.
D'une façon habituelle, la Curie Générale assure la diffusion des Circulaires du Supérieur Général, de divers documents du Secrétariat, ainsi que de ses publications (NUNTIA et VINCENTIANA) en trois langues seulement, à savoir le français, l'anglais et l'espagnol. Il arrive parfois que certaines circulaires du Supérieur Général ou des documents du Secrétariat Général soient traduits dans une autre langue, si on en a la possibilité, mais ce n'est pas la règle. Je sais qu'il y a beaucoup d'autres langues dans la Congrégation, mais malheureusement il ne nous est pas possible de faire davantage d'une façon régulière.
Certaines provinces traduisent immédiatement les circulaires ou NUNTIA et nous adressent la traduction. Je pense en particulier à l'Autriche pour la langue allemande. C'est excellent! Je voudrais encourager les provinces d'une même langue, qui n'appartiennent pas aux groupes francophone, anglophone ou hispanophone, à se mettre d'accord entre elles pour faire des traductions - spécialement des circulaires du Supérieur Général et de NUNTIA - qu'elles se communiqueraient les unes aux autres. Je pense en particulier aux provinces de langue italienne ou portugaise, ou encore à la Pologne et à la Slovaquie. C'est un point à réfléchir concrètement entre vous.
II. LES PUBLICATIONS DE LA CURIE
Depuis trois ans environ, je suis chargé de NUNTIA et depuis deux ans environ, je suis chargé de VINCENTIANA. J'ai l'avantage de pouvoir compter sur la collaboration des diverses secrétaires, profitant, en particulier, de la variété des langues qu'elles parlent. Je voudrais vous donner quelques informations sur ces publications et vous faire également des demandes.
1. NUNTIA.
Ce petit bulletin d'information est un lien régulier entre tous les confrères de la Congrégation, qui veut être un moyen de communication, d'échange d'expériences et par là de communion entre nous. J'ai essayé de rendre les nouvelles plus substantielles et plus concrètes, sans pour autant allonger démesurément. Les différentes secrétaires m'aident à chercher les nouvelles en lisant les bulletins provinciaux. Puis, avec cette moisson et avec ce que les correspondants de NUNTIA m'ont envoyé, je fais une première rédaction du bulletin en français. Ensuite, avec les PP. Lauro Palú et Italo Zedde, qui font partie de la commission de NUNTIA, nous réfléchissons sur le contenu. Après quoi, il est traduit en anglais et en Espagnol. Et enfin une de nos secrétaires fait la mise en page. Nous avons essayé d'améliorer le contenu et la présentation de notre bulletin, dans l'espoir que cela développe le goût des confrères pour le lire.
NUNTIA contient, bien sûr, les nouvelles de la Curie et je suis bien placé pour les connaître. Mais, tout aussi importantes, sont les nouvelles des Provinces. Pour les connaître, nous lisons les bulletins provinciaux. Mais aussi, j'ai demandé, il y a déjà plus de deux ans, qu'il y ait dans chaque Province un correspondant de NUNTIA, qui m'envoie, peu après un événement important de sa Province, un fax relatant les faits. Certains le font très bien. D'autres ne m'envoient jamais rien, et c'est dommage! Je voudrais demander aux Visiteurs de stimuler, si besoin était, le zèle littéraire du correspondant de sa Province. Je vous redonnerai la lettre où je leur donnais toutes les instructions nécessaires.
Je serais heureux d'avoir vos réactions sur NUNTIA quant au fond et quand à la forme. J'aimerais aussi savoir comment vous le diffusez auprès des confrères de votre Province. Vous trouverez à la sortie un questionnaire à cet effet.
2. VINCENTIANA
Le Conseil Général m'a confié il y a deux ans la direction de la revue VINCENTIANA, avec mission de la réaliser selon une conception nouvelle, en trois langues (en français, anglais et espagnol), dans l'espoir que, rejoignant directement environ 70 % des confrères, elle serait davantage lue. Il nommait également un conseil de rédaction composé des PP. Ignacio Fernandez de Mendoza, Vicaire Général, et Tomas Davitt, Archiviste de la Curie.
Nous nous réunissons de temps en temps pour choisir les sujets que nous voulons aborder et les confrères auxquels nous voulons demander d'écrire les articles. Egalement, nous décidons si nous voulons publier un article qui nous a été envoyé spontanément par un confrère. Puis, nous envoyons les textes aux traducteurs, qui sont principalement des confrères. Ensuite, une de nos secrétaires les met dans l'ordinateur et donne la disquette à l'imprimeur. Enfin, nous corrigeons au secrétariat les épreuves d'imprimerie.
Nous cherchons des sujets qui puissent enrichir la connaissance et la réflexion des confrères aux divers niveaux de leur vie: spirituelle, apostolique, communautaire, connaissance des sources vincentiennes, connaissance de la Congrégation aujourd'hui, etc. C'est un travail fort intéressant, mais qui n'est pas toujours facile, car, parfois, certains articles que nous avions commandés n'arriveront pas ou trop tard, ou certains articles ne correspondront pas exactement à ce que nous attendions.
Nous sommes passés d'une édition unique en diverses langues à 3 éditions en 3 langues. Ce qui ne s'est pas fait sans difficultés, les principales étant que:
- il y a globalement plus de travail (l'an dernier, nous avons édité en tout près de 1300 pages).
- le coût d'impression devrait normalement être plus cher. Mais nous avons pallié à cet inconvénient en réduisant quelque peu le nombre des pages de chaque numéro, en augmentant le nombre des abonnements (nous sommes passés de 550 à près de 850) et ceci grâce au provinces qui ont pris plus d'abonnements (pour les maisons de formation, etc..) et grâce aux abonnements individuels (confrères, Filles de la Charité et même quelques laïcs des mouvements vincentiens) et enfin parce que... nous avons trouvé une imprimerie moins chère! Si bien que le prix unitaire de la revue est moins cher qu'auparavant (1993).
Une fois encore nous sommes bien conscients que 3 langues ne suffisent pas pour la Congrégation. Malheureusement, il n'est guère possible, vu le nombre trop limité de confrères dans la C.M., d'en augmenter le nombre. Et ceci pour plusieurs raisons: il n'est pas facile de trouver des traducteurs, cela demanderait encore plus de travail et cela coûterait plus cher. Cependant, lorsqu'un article est écrit dans une autre langue que l'une des trois, nous en joignons une photocopie pour les confrères de cette langue.
Je voudrais maintenant vous faire quelques demandes:
1. Conscients que la nouvelle formule de Vincentiana peut être améliorée, nous comptons sur vos remarques et vos suggestions. Je vous donnerai une feuille où vous pourrez me dire votre avis et me faire vos suggestions.
2. Je suis à la recherche de traducteurs. Je m'adresse aux Visiteurs de langue française, anglaise et espagnole. Pourriez-vous me donner des noms de confrères pouvant traduire un article tous les deux ou trois mois, ou même seulement tous les quatre ou cinq mois, en me spécifiant les langues?
Dans l'espoir que ces quelques mots favoriseront la collaboration entre nous pour un meilleur service de la Congrégation, je vous remercie de votre attention.
PROVINCE DE:.............................................
NOM DU VISITEUR:.............................................
NUNTIA
1. Vous semble-t-il que les confrères le lisent _ plus qu'avant?
_ autant?
_ moins?
2. Comment est-il perçu par les confrères de votre province et comment vous-même le jugez-vous?
3. Les nouvelles de votre province y sont-elles suffisamment rapportées?
4. Le correspondant de Nuntia de votre province est-il attentif à communiquer les nouvelles?
5. Comment diffusez-vous Nuntia auprès des confrères?
6. Que proposez-vous pour l'améliorer?
PROVINCE DE:.............................................
NOM DU VISITEUR:.............................................
VINCENTIANA
1. Vous semble-t-il que les confrères le lisent _ plus qu'avant?
_ autant?
_ moins?
2. Comment est-il perçu par les confrères de votre province et comment vous-même le jugez-vous?
3. Que suggérez-vous pour l'améliorer?
4. Suggestions de traducteurs auxquels on pourrait éventuellement écrire:
- de la langue .......................... en français:
- de la langue .......................... en anglais:
- de la langue .......................... en espagnol:PROVINCE DE:.............................................
NOM DU VISITEUR:.............................................
CATALOGUE
1. Que pensez-vous de la nouvelle présentation?
2. Que suggérez-vous pour l'améliorer?
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AUTRES POINTS
Y-a-t-il d'autres moyens par lesquels le Secrétariat Général pourrait faciliter davantage la communication entre la Curie Générale et votre Province?
4. Les demandes de permission d'absence et de dispense des voeux.
Il y a malheureusement un certain nombre de confrères qui, tout au long de l'année et pour des raisons diverses, demandent au Supérieur Général la permission de vivre en dehors de la Communauté ou demandent la dispense des voeux. Je ne veux pas intervenir sur le fond de la question, mais seulement sur un point administratif, à savoir que, pour que le Supérieur Général et son Conseil puissent examiner le cas et éventuellement donner la permission ou la dispense demandée, il faut certains documents précis, faute de quoi, le conseil perd du temps à réclamer et à attendre les pièces manquantes. Par contre, quand tous les documents sont présents, une décision peut être prise rapidement.
1. Demandes de permission pour vivre en dehors de la Communauté (en vue d'une future incardination dans un diocèse ou un autre Institut, ou pour discernement personnel). Je rappelle que jusqu'à un an le Visiteur peut donner lui-même cette permission, mais qu'il ne peut la renouveler, sauf en certains cas (Const. 67). Au-delà, il faut la permission du Supérieur Général qui peut l'accorder jusqu'à 3 ans (Canon 686) ou qui peut accorder la permission de travailler ad experimentum dans un diocèse ou un autre Institut, jusqu'à 5 ans (Canon 693); et au- delà de 3 ans, si ce n'est pas pour travailler ad experimentum dans un diocèse ou un autre Institut, il faut la permission du Saint-Siège (Canon 686). Pour que le Supérieur Général puisse examiner une demande de permission d'absence, il faut:
a. une lettre du confrère faisant et motivant sa demande;
b. une lettre du Visiteur disant son avis et celui du Conseil provincial;
c. une lettre de l'évêque du lieu où souhaite résider le confrère disant qu'il est prêt à l'accueillir durant le temps de la permission, ou à le recevoir ad experimentum.
2. Demandes de dispense des voeux. Le Supérieur Général peut l'accorder (Canon 743; Const. 71) à un frère, à un étudiant non-ordonné ou à un diacre ou prêtre pour une incardination immédiate dans un diocèse ou un autre Institut. Mais si un prêtre ou un diacre veut la dispense des voeux sans demander une autre incardination (pour quitter le ministère ou pour se marier) il faut demander au Saint-Siège sa réduction à l'état laïc. Pour que le Supérieur Général puisse examiner une demande de dispense des voeux il faut:
a. une lettre du confrère faisant et motivant sa demande;
b. une lettre du Visiteur disant son avis et celui du Conseil provincial;
c. Et, si c'est un prêtre ou un diacre, une lettre de l'évêque du lieu déclarant qu'il est prêt à l'incardiner définitivement et immédiatement.