Office de Solidarité Vincentienne (VSO)

par Peter A. Campbell, C.M.

Administrateur de VSO

8.XI.2002

Remarques d'ouverture

Bonjour ! Je suis heureux d'être avec vous aujourd'hui. Ce matin, je vais vous parler de l'Office de Solidarité Vincentienne (VSO) qui vient d'être créé. Comme vous le savez, notre Supérieur Général, le Père Robert Maloney, C.M., et son Conseil m'ont nommé comme premier administrateur de cet Office. Je rends grâce de l'opportunité qui m'est faite de servir la Congrégation de la Mission dans ce nouveau ministère. Je ferai de mon mieux.

Mon exposé se déroulera en quatre parties :

Le sommaire ainsi que le contenu de mon exposé est résumé dans la plaquette VSO, qui a dû vous être remise au début de cette intervention. À la fin de cet exposé, un temps sera consacré aux éventuelles questions que vous pourrez avoir et auxquelles je m'efforcerai de répondre. Je serai aussi disponible après cette session, si vous désirez parler avec moi des services du VSO.

Le VSO est un nouveau service créé par le Supérieur Général de la Congrégation de la Mission et son Conseil le 15 juin 2002. Son but est :

Assister les provinces, les vice-provinces et les missions les plus pauvres de la Congrégation de la Mission dans la rédaction de demandes de subventions pour leurs œuvres et leurs besoins, qui auront du succès auprès d'organismes d'aide.

L'appellation “missions” s'applique ici aussi bien pour les missions éloignées les plus pauvres des provinces que pour les nouvelles missions internationales sous la juridiction du Supérieur Général et de son Conseil.

Le VSO fonctionne comme un intermédiaire entre une province, vice-province ou une mission d'une province, et divers organismes financiers, pour effectuer les demandes et réceptionner les fonds pour un projet.

Le VSO est un service optionnel dans la Congrégation de la Mission auquel une province, une vice-province ou une mission peut faire appel. L'intention de la Curie Générale n'étant pas de centraliser toutes les demandes de subventions au travers du VSO, une province, vice-province ou mission est toujours libre de s'adresser directement à des organismes financiers ou à des donateurs pour le financement de ses projets.

Le VSO est un programme sous la juridiction du Supérieur Général et de son Conseil. Le personnel du VSO est constitué de moi-même en tant qu'administrateur. Ce dernier est nommé par et dépend du Supérieur Général et de son Conseil. Autrement dit, la description de poste de l'administrateur du VSO est de servir de demandeur de fonds international pour la Congrégation de la Mission.

Le VSO est situé au séminaire St Vincent de Philadelphie, dans l'état de Pennsylvanie, USA, qui est la maison mère de la province Est de la Congrégation de la Mission aux USA. Vous êtes chaleureusement invités à venir nous visiter quand bon vous semble.

Le VSO a été créé pour résoudre un problème. Le contexte de ce problème réside dans le fait que certaines provinces, vices provinces et missions de la Congrégation de la Mission, particulièrement celles en dehors de l'Europe de l'Ouest et des USA, ne disposent pas des ressources nécessaires au soutien de leurs apostolats et des besoins de leurs membres. De plus, la Congrégation s'agrandit dans la plupart de ces régions du monde.

La Curie Générale a répondu à cette situation à travers la distribution annuelle du fonds de mission, les fonds de besoins spéciaux, en créant des fonds de missions internationales et en encourageant l'établissement de fonds de patrimoines. Malgré tous ses efforts, la Curie Générale ne peut satisfaire toutes les demandes d'assistance financière quelle reçoit, surtout pour les projets de construction.

Le problème est que certaines provinces, vices provinces et missions les plus pauvres de la Congrégation de la Mission ne font pas de demandes aux organismes financiers internationaux ou en font qui n'aboutissent pas, du fait de ne pas savoir à qui s'adresser ou ne sachant pas comment rédiger correctement une demande de fonds pour un projet.

Pour résoudre en partie ce problème, le Supérieur Général et son Conseil ont créé le VSO pour assister les provinces, vices provinces et missions dans le besoin, dans la rédaction de leurs demandes de fonds auprès des organismes financiers pour leurs projets et les besoins de leurs confrères.

La province, la vice-province ou la mission, le VSO et les divers organismes financiers constituent un partenariat pour fournir des fonds de subvention pour un projet au bénéfice des besoins des confrères ou des personnes qu'ils servent.

Les responsabilités de la province, vice-province ou mission pour le projet sont :

Les responsabilités du VSO pour le projet sont explicitées en huit objectifs pour l'accomplissement du but du VSO. Je voudrai vous lire chaque objectif et commenter brièvement les tâches à accomplir pour mener à bien l'objectif.

Le Visiteur ou le vice-Visiteur et son Conseil déterminent les priorités de la Province pour établir des projets dans le province, vice province ou mission.

Ils ont la responsabilité d'approuver et d'envoyer le formulaire de projet VSO à l'administrateur du VSO. (Le formulaire de projet VSO vous a été distribué au début de cette intervention). Les questions du formulaire sont centrées sur les principaux aspects d'une demande de subvention classique. Ces aspects sont la déclaration des problèmes, les buts et objectifs, la méthode, le budget et l'évaluation.

Après avoir reçu le formulaire, l'administrateur du VSO applique les critères de projets VSO approuvés par le Supérieur Général et son Conseil pour la demande d'assistance au VSO. Le projet doit satisfaire à six critères avant que l'administrateur du VSO ne l'accepte. Ces critères sont :

Un moyen de déterminer si ces provinces, vice-provinces et missions sont pauvres est de voir si elles ont fait appel à l'assistance financière de la Curie Générale.

L'administrateur du VSO conduit les recherches de financements pour les projets.

L'administrateur du VSO devra aussi connaître les sources de financements disponibles en :

Une fois le projet retenu pour une aide du VSO, le Visiteur ou le vice Visiteur nomme un confrère de sa province, vice-province ou mission, en tant que coordinateur de Projet. Ce Coordinateur travaillera avec l'administrateur du VSO à revoir tous les aspects du projet. À la demande de l'administrateur du VSO, le coordinateur fournira les informations nécessaires à la proposition de demande de subvention pour le projet.

Si cela est justifié, l'administrateur du VSO fera une visite sur site pour se rendre compte du projet, par exemple pour un projet coûteux de construction.

Sur la base de ses recherches et de ses contacts, l'administrateur du VSO déterminera quel organisme de financement est le plus approprié pour le projet. Si cela s'avère nécessaire, il divise le projet en plusieurs petites propositions de subvention.

Alors l'administrateur du VSO rédige les propositions de subvention du projet en fonction des directives des différents organismes de financement. Ces propositions de subvention se basent sur les informations fournies sur le formulaire de projet VSO par les Visiteurs ou vice-Visiteurs, ainsi que par le coordinateur de projet à la demande de l'administrateur du VSO ou rassemblées lors d'une visite sur site.

L'administrateur du VSO envoie les propositions de subvention pour le projet à divers organismes de financement.

L'administrateur du VSO contrôle l'état d'avancement de toutes les propositions de subvention soumises aux organismes de financement.

Il s'informe aussi de leur avancée lors de ses visites personnelles aux organismes de financement.

L'administrateur du VSO reçoit toutes les communications et correspondances des organismes de financement au sujet de ces propositions de subvention.

L'administrateur du VSO tient informé le Coordinateur de projet sur l'état d'avancement de la proposition de subvention du projet.

Il lui communique également toutes communications adressées ou reçues de l'organisme de financement concernant le projet.

Si le Visiteur, le vice-Visiteur ou le coordinateur de projet ont des questions, des inquiétudes ou de nouvelles informations sur le projet, ils doivent en aviser l'administrateur du VSO.

Si les organismes de financement allouent les fonds de subvention au projet, ils sont envoyés au VSO et déposés sur un compte approprié.

Après avoir consulté le coordinateur de projet, l'administrateur du VSO établit un agenda de versement du fonds de subvention pour le projet.

L'administrateur du VSO travaille alors avec l'Économe Général pour libérer les fonds selon l'agenda.

Si le Visiteur, le vice-Visiteur ou le coordinateur de projet ont des demandes particulières sur la distribution de ces fonds, ils doivent en aviser l'administrateur du VSO.

L'administrateur du VSO rappelle au coordinateur de projet les dates auxquelles doivent être remis les évaluations et les rapports financiers.

Le coordinateur de projet prépare alors et envoie les rapports à l'administrateur du VSO.

Après les avoir révisés, l'administrateur du VSO envoie les rapports de suivi des fonds alloués au projet aux organismes de financement en temps voulu.

La langue de travail pour le VSO est l'anglais, pour deux raisons. Tout d'abord les demandes de subvention peuvent être adressées en anglais à la plupart des organismes de financement dans le monde. De plus, en tant qu'administrateur du VSO, je ne parle que l'anglais.

Cela signifie que le formulaire de projet VSO, les propositions de subvention pour un projet, les évaluations et les rapports financiers pour les fonds de subvention, ainsi que tous documents écrits ou communications verbales avec l'administrateur du VSO doivent être en anglais.

Le VSO démarrera officiellement le 1^er janvier 2003. Le Visiteur ou vice-Visiteur peut m'adresser un formulaire de projet VSO après cette date. L'adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax, l'émail ainsi que l'adresse du site Internet du VSO figurent sur la brochure du VSO.

Le VSO aura son site sur famvin.org/vso dès le 1^er janvier 2003. Vous pourrez trouver sur le site des informations sur le VSO telles que : son but et ses objectifs, les critères de projets VSO, nouvelles et mises à jour du VSO, etc. Vous serez aussi en mesure d'imprimer le formulaire de projet VSO depuis le site.

(Traduction : ERIC RAVOUX, C.M.)

Exposé sur le VSO, rencontre des Economes Provinciaux, le 8 novembre 2002.

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