Modèle des grandes lignes directrices pour les conseils pour les affaires économiques de la Congrégation de la Mission
Mission : Le Conseil pour les Affaires Économiques assistera l'Économe Provincial en donnant des conseils au Visiteur et son conseil sur les questions économiques. Le but du Conseil pour les Affaires Économiques est de promouvoir la gestion prudente des ressources financières de la Province ayant toujours présent à l'esprit sa mission pour les pauvres et le bien-être des confrères. Le Conseil recherchera et proposera des lignes d'action à la demande du Visiteur ou de l'Économe Provincial.
Nomination : Les membres du Conseil pour les Affaires Économiques sont proposés par l'Économe Provincial et nommés par le Visiteur et son Conseil. Les membres sont nommés pour un mandat de trois ans, renouvelable seulement deux fois, sauf si pour une raison sérieuse et sur la recommandation de l'Économe Provincial, le Visiteur et son conseil jugeaient que la prolongation est opportune.
Composition : Le Conseil pour les Affaires Économiques est composé d'au moins cinq membres, dont certains peuvent être laïques. Les membres de ce Conseil seront choisis de telle sorte que ce Conseil manifeste des compétences en matière de finances, de législation, de gestion immobilière et de planification, ainsi que des valeurs religieuses et vincentiennes.
Fonctions : Les fonctions exercées par le Conseil pour les Affaires Économiques sont les suivantes (mais cette liste n'est pas exhaustive) :
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Assister l'Économe Provincial à :
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établir un budget annuel pour la Province ;
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développer les stratégies financières pour soutenir les projets d'avenir de la Province ;
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contrôler les achats, obtenir les titres de propriétés, contrôler les aliénations, les rénovations, les constructions, l'administration des propriétés appartenant aux Maisons de la province ou de la province elle-même ;
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rédiger le rapport de fin d'année des recettes et dépenses de la province ;
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passer en revue la gestion des investissements ;
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interpréter l'audit annuel ;
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étudier les budgets des communautés et aider les maisons dans leur gestion financière à la demande de l'Économe Provincial ;
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et d'autres matières qui lui sont confiées.
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Chercher l'avis de consultants si cela est nécessaire
Procédures : Le Visiteur convoque au moins deux fois par an le Conseil pour les Affaires Économiques et, avec l'Économe Provincial, fixe son ordre du jour. Le Visiteur préside la réunion. Il invite aussi des consultants ou des observateurs à participer aux réunions quand il le juge opportun.
Le Conseil élit un secrétaire qui rédige les procès-verbaux et conserve tous les documents du Conseil. Les procès-verbaux de chaque réunion seront rédigés et distribués à tous les membres au moins une semaine avant la date de la prochaine réunion du Conseil. Ces procès-verbaux avec les lignes d'action, les contrats, les documents, et les décisions du Conseil seront incluses par l'économe provincial dans ses rapports et ses recommandations au Visiteur et à son Conseil.
Robert P. Maloney, C.M.
1er juillet 2001
Rome, Italie