Oficina de Solidaridad Vicenciana (VSO)
Hno. Peter A. Campbell, C.M.
Administrador de la VSO
8.XI.2002
Observaciones iniciales
¡Buenos días! Me alegro mucho de estar hoy aquí con ustedes. Esta mañana les hablaré de la Oficina de Solidaridad Vicenciana (VSO), recientemente creada. Como saben, el Superior General, P. Robert Maloney, C.M., y su Consejo, me nombraron como primer administrador de la VSO. A ellos les agradezco la oportunidad de servir en este nuevo ministerio a la Congregación de la Misión. Lo haré lo mejor que pueda.
Mi charla esta dividida en cuatro partes:
I.¿Qué es la VSO?
II.¿Por qué se inició la VSO?
III.¿Cómo trabaja la VSO?
IV.Otras cuestiones aspectos prácticos sobre la VSO
El esquema básico y el contenido de mi conferencia están resumidos en un tríptico de presentación de la VSO (Ustedes han recibido una copia de dicho tríptico al comienzo de mi charla). Después de mi presentación, habrá un tiempo para que puedan hacer preguntas sobre su contenido. Después de esta sesión, también estaré a su disposición si desean hablar conmigo sobre los servicios de la VSO.
I.¿Qué es la VSO?
La VSO es una nueva oficina de servicio creada por el Superior General y el Consejo General de la Congregación de la Misión el 15 de junio de 2002. Su finalidad es:
Ayudar a las provincias, viceprovincias y misiones más pobres de la Congregación de la Misión a redactar con éxito solicitudes de subvención, dirigidas a las organizaciones de ayuda financiera, para sus trabajos y necesidades.
La palabra “misiones”, que figura en la descripción del objetivo, se refiere tanto a las misiones extranjeras más pobres dependientes de las provincias como a las nuevas misiones internacionales que están bajo la jurisdicción del Superior General y su Consejo.
La VSO sirve de intermediario entre una provincia, viceprovincia o misión y las diversas organizaciones de ayuda financiera para solicitar y recibir subvenciones para un proyecto.
La VSO es un servicio opcional de la Congregación de la Misión que puede utilizar una provincia, viceprovincia o misión. Dado que la intención de la Curia General no es la de centralizar las solicitudes de subvención mediante la VSO, cualquier provincia, viceprovincia o misión es muy libre de continuar enviando sus solicitudes de subvención para sus proyectos directamente a las organizaciones de ayuda o a los donantes.
La VSO es un proyecto que está bajo jurisdicción del Superior General y su Consejo. El personal de la VSO soy yo mismo, como Administrador. El Administrador de la VSO es nombrado por y debe rendir cuentas al Superior General y su Consejo. La descripción del trabajo del Administrador de la VSO consiste, dicho simplemente, en servir de redactor de las solicitudes de subvención a nivel internacional para la Congregación de la Misión
La sede de la VSO es el Seminario de San Vicente en Filadelfia, Pennsylvania, Estados Unidos, que es la Casa Central de la Provincia del Este de los Estados Unidos de la Congregación de la Misión. Serán bien recibidos cuando deseen venir a visitar la VSO.
II.¿Por qué se inició la VSO?
La VSO ha sido creada para ayudar a resolver un problema. El contexto del problema consiste en que algunas provincias, viceprovincias y misiones de la Congregación de la Misión, de manera especial las que están fuera de Europa Occidental y de Estados Unidos, no tienen los recursos económicos suficientes para sostener sus apostolados y responder a las necesidades de sus miembros. A lo que hay que añadir que, en muchos de estos lugares del mundo, la Congregación está creciendo.
La Curia General ha respondido a esta situación mediante la distribución anual del Fondo de Misiones, mediante el Fondo para Necesidades Especiales, creando Fondos de Misiones Internacionales y promoviendo la creación de Fondos Patrimoniales. A pesar de estos esfuerzos, la Curia General no puede responder a todas las peticiones de ayuda económica que recibe, especialmente cuando se trata de proyectos de construcción.
El problema es que algunas de las provincias, viceprovincias y misiones más pobres de la Congregación de la Misión no solicitan o no consiguen recibir subvenciones de las agencias internacionales de ayuda porque no saben dónde buscar dichos fondos o no saben redactar de manera eficaz peticiones de subvenciones para sus proyectos.
Para hacer frente a este problema el Superior General y su Consejo ha creado la VSO para que ésta ayude a las provincias, viceprovincias y misiones necesitadas a redactar bien las solicitudes de subvenciones para sus apostolados provinciales y para las necesidades de los cohermanos, y a presentarlas ante las organizaciones de ayuda.
III.¿Cómo funciona la VSO?
La provincia, viceprovincia o misión, la VSO y los distintos organismos de ayuda forman un entramado para proporcionar fondos para un proyecto en beneficio de las necesidades de los cohermanos y de las personas a quienes ellos sirven.
Las responsabilidades de la provincia, la viceprovincia o la misión son las siguientes:
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Diseñar, planificar y llevar adelante el proyecto.
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Administrar las subvenciones concedidas al proyecto.
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Preparar los informes económicos y de evaluación del proyecto requeridos por las organizaciones de ayuda.
Las responsabilidades de la VSO respecto al proyecto se especifican en los ocho objetivos descritos para alcanzar el fin de la VSO. Quisiera leer cada objetivo y luego comentar brevemente las tareas a realizar para lograr cada objetivo.
1.Seleccionar, basándose en los criterios aprobados por el Superior General y su Consejo, los proyectos que le presenten los Visitadores, Vicevisitadores y sus Consejos para recibir la ayuda de la VSO.
El Visitador o Vicevisitador y su Consejo determinan las prioridades provinciales de proyectos en su provincia, viceprovincia o misión.
Ellos son responsables de aprobar y enviar el “Formulario de Solicitud de un Proyecto VSO” al Administrador de la VSO. (Ustedes han recibido el Formulario de Solicitud al comienzo de esta charla). Las preguntas que están en este formulario de solicitud se centran en los aspectos principales de una elemental solicitud de ayuda para un proyecto. Estos aspectos son: la descripción del problema, la finalidad y los objetivos, la metodología, el presupuesto y la evaluación.
Tras haber recibido el Formulario de Solicitud pidiendo la ayuda de la VSO, el Administrador de la VSO aplica a dicha solicitud los Criterios para los Proyectos VSO aprobados por el Superior General y su Consejo. El proyecto debe cumplir los seis criterios antes de que el Administrador de la VSO lo acepte para prestarle su ayuda. Los criterios son los siguientes:
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El Visitador o Vicevisitador y su Consejo aprueban y envían el Formulario de Solicitud de un Proyecto VSO al Administrador de la VSO.
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El Formulario de Solicitud de un Proyecto VSO debe estar correctamente rellenado.
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La provincia, viceprovincia o misión que presenta el proyecto es económicamente pobre.
Un medio para determinar la pobreza económica es éste: se consideran pobres económicamente aquellas provincias, viceprovincias o misiones que actualmente reciben ayuda económica de la Curia General.
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El proyecto es una obra de la Congregación de la Misión y tiende a socorrer las necesidades de los cohermanos de la provincia, viceprovincia o misión o de las personas a quienes sirven.
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Que exista una razonable probabilidad de conseguir subvenciones para dicho proyecto.
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Que la VSO tenga los recursos necesarios para trabajar sobre el proyecto.
2.Averiguar las fuentes de subvenciones para los proyectos.
El Administrador de la VSO investiga las fuentes de subvención para el proyecto.
El Administrador de la VSO se informará también sobre las fuentes de subvención disponibles para los proyectos:
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iniciando y manteniendo buenas relaciones de trabajo con las organizaciones de ayuda a través de visitas personales;
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estableciendo y promoviendo relaciones de colaboración con personas que escriben solicitudes de subvención internacionales en favor de comunidades religiosas; y
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uniéndose a asociaciones y/o participando en talleres sobre cómo escribir solicitudes de subvención y obtener fondos.
3.Ayudar a escribir las peticiones de subvención para los proyectos
Después que un proyecto ha sido elegido para recibir la ayuda de la VSO, el Visitador o Vicevisitador designa a un cohermano de la provincia, viceprovincia o misión como Coordinador del Proyecto. El Administrador de la VSO trabaja con este Coordinador del Proyecto para revisar todos los aspectos de un proyecto. El Coordinador del Proyecto, a petición del Administrador de la VSO, proporciona la información necesaria para redactar la petición de subvención para dicho proyecto.
Si mereciese la pena, el Administrador de la VSO visitará el lugar para tener una idea de primera mano sobre el proyecto, por ejemplo, cuando se trata de un proyecto costoso de construcción.
Basándose en sus averiguaciones y contactos, el Administrador de la VSO determina cuáles son los organismos de ayuda más apropiados para el proyecto. En caso necesario, divide el proyecto en un número de peticiones de subvención más pequeñas.
Después, el Administrador de la VSO redacta la petición de subvención para dicho proyecto según el esquema para presentar peticiones requerido por las distintas organizaciones de ayuda. Las peticiones de subvención se basan en la información suministrada por el Visitador o Vicevisitador en el Formulario de Solicitud de un Proyecto VSO, por el Coordinador del Proyecto a petición del Administrador de la VSO o en las informaciones recogidas durante la visita al lugar.
4.Presentar las peticiones de subvención de proyectos a las organizaciones de ayuda adecuadas.
El Administrador de la VSO envía las peticiones de subvención de los proyectos a los diversos organismos de ayuda económica.
5.Seguir el curso de las peticiones de subvención de proyectos que se presenten a las distintas organizaciones.
El Administrador de la VSO controla la situación de todas las peticiones de subvención de proyectos presentadas a las organizaciones de ayuda.
También averigua la situación de las peticiones de subvención de proyectos haciendo visitas personales a las organizaciones de ayuda.
6.Gestionar toda la comunicación y la correspondencia con las organizaciones en relación con las peticiones de subvención de proyectos.
El Administrador de la VSO recibe todas las comunicaciones y la correspondencia procedentes de las organizaciones de ayuda relativas a las propuestas de subvención de proyectos.
El Administrador de la VSO mantiene informado al Coordinador del Proyecto de la situación de la petición de subvención del proyecto.
Igualmente, envía al Coordinador del Proyecto copia de todas las comunicaciones enviadas y recibidas de los organismos de ayuda sobre el proyecto.
Para cualquier pregunta, preocupación o nueva información con respecto al proyecto, el Visitador, Vicevisitador o el Coordinador del Proyecto deben ponerse en contacto con el Administrador de la VSO.
7.Distribuir, con la ayuda del Ecónomo General, las subvenciones concedidas a los proyectos por las organizaciones.
Si las organizaciones conceden subvenciones al proyecto, éstas serán enviadas a la VSO y depositadas en las cuentas bancarias al efecto.
En diálogo con el Coordinador del Proyecto, el Administrador de la VSO establece un calendario para enviar los fondos de subvención para el proyecto.
Después, el Administrador de la VSO, de acuerdo con el Ecónomo General, transfiere los fondos de acuerdo con el calendario.
Para cualquier pregunta, preocupación o nueva información con respecto al proyecto, el Visitador, Vicevisitador o el Coordinador del Proyecto deben ponerse en contacto con el Administrador de la VSO.
El Visitador, Vicevisitador o el Coordinador del Proyecto deben ponerse en contacto con el Administrador de la VSO para cualquier información sobre la distribución de fondos de subvención para un proyecto.
8.Asegurarse de que los informes de evaluación y los informes económicos sobre las subvenciones son cumplimentados a tiempo según los plazos exigidos por las organizaciones de ayuda.
El Administrador de la VSO recuerda al Coordinador del Proyecto las fechas de presentación de los informes económicos y de evaluación sobre una subvención, tanto intermedios como finales.
El Coordinador del Proyecto prepara y envía estos informes al Administrador de la VSO.
Tras revisarlos, el Administrador de la VSO envía a las organizaciones de ayuda, a su debido tiempo, los informes de seguimiento que son requeridos sobre las subvenciones concedidas a los proyectos.
IV.Otras cuestiones prácticas sobre la VSO
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El idioma de trabajo de la VSO es el inglés
El idioma de trabajo de la VSO es el inglés por dos razones. En primer lugar, porque las peticiones de subvención pueden presentarse en inglés en casi todas las organizaciones de ayuda del mundo. En segundo lugar, porque yo, Administrador de la VSO, sólo hablo inglés.
Esto significa que el Formulario de Solicitud de un Proyecto VSO, las peticiones de subvención para un proyecto, los informes económicos y las evaluaciones sobre las subvenciones concedidas a un proyecto y toda la comunicación escrita y oral con el Administrador de la VSO deben ser en inglés.
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Fecha de comienzo de la VSO
La VSO abrirá oficialmente sus puertas el 1 de enero de 2003. Los Visitadores o Vicevisitadores pueden enviarme Formularios de Solicitud de un Proyecto VSO, ya rellenados, después de esa fecha. La dirección, el número de teléfono, el número de fax, la dirección electrónica (e-mail) y la dirección del sitio Internet de VSO se encuentran en el Tríptico de la VSO.
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El sitio Internet de la VSO
La VSO tendrá, a partir del 1 de enero de 2003, un sitio Internet en famvin.org/vso. Pueden visitar este sitio para encontrar información sobre la VSO, por ejemplo, la finalidad y los objetivos de la VSO, los criterios de los proyectos VSO, noticias actualizadas sobre la VSO, etc. También pueden imprimir el Formulario de Solicitud de un Proyecto VSO tomándolo del sitio Internet.
(Traducción: SOR MARIE-YONIDE MIDY, H.C.)
Oficina Solidaridad Vicenciana - Charla en el Encuentro Ecónomos Provinciales - 8 Noviembre 2002
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