PERFIL DEL VISITADOR DE LA C.M. COMO ADMINISTRADOR

PERSPECTIVA DE UN ECÓNOMO

Patrick Griffin, C.M.

Ecónomo General

Hace ya casi tres años que soy Ecónomo General de la Congregación de la Misión. Mi cualificación para este oficio garantizaron que no había de tener muchas ideas preconcebidas para este cometido y la mayor parte de lo aprendido sobre finanzas en general, y dentro de la comunidad en particular, lo he aprendido durante el tiempo en el oficio. Supongo que vosotros tendréis una experiencia semejante a la mía. Pocos de vosotros habréis llegado al oficio de Visitador con conocimientos especiales en el campo de la administración de las finanzas, y sin embargo sois los responsables de los recursos materiales de vuestra Provincia.

Mi relación con el Superior General y su Consejo no es muy distinta a la relación de vuestro Ecónomo Provincial con vosotros y con vuestro Consejo. Así como todos vosotros delegáis en vuestro Ecónomo Provincial todo lo concerniente a la administración de las finanzas de vuestra Provincia, de la misma manera el P. Maloney delega en mi todo lo concerniente a la administración de las finanzas de la Curia General. Soy consciente de que el diálogo que tiene lugar haber entre el Consejo y el Ecónomo, tanto a nivel de administración Provincial, como General, es un elemento esencial para una buena administración financiera. En este contexto, tengo alguna apreciación de vuestras responsabilidades y dificultades, y de algunos problemas que pueden surgir.

En el curso de mi presentación, trataré de centrar la atención en tres aspectos de la función del Visitador con relación a la Administración de las Finanzas de la Provincia:

1) La Relación con la Curia General

2) La Relación con el Ecónomo General

3) La Relación con los Bienes de la Provincia

1) La relación del Visitador con la Curia General

Todas las Provincias tienen una relación financiera con la Curia General. Se pueden identificar estos tres puntos de contacto:

a) Una Cuenta de la Provincia en la Curia General: Todas las Provincias tienen una cuenta en la Curia General. Dos veces al año, en Enero y en Julio, el Ecónomo General envía un informe de esta cuenta a las Provincias. El dinero en esta cuenta se usa para pagar facturas de la Provincia, tales como:

- el impuesto de la Provincia, que es $42 por cada cohermano ordenado en una Provincia;

- el coste de Vicenciana, el Catálogo, el Ordo;

- otros gastos, tales como estudiantes en el Leoniano, documentos de la Santa Sede, el "Centro Internacional de Formación" en París, y todos los costes de una Asamblea General.

En esta cuenta se deposita también el dinero que recibe una Provincia para intenciones de misas, transferencias de otras Provincias, y donaciones de organizaciones asistenciales (como MISSIO, Kirche in Not), etc..

El dinero en esta cuenta puede usarse únicamente con el permiso del Visitador o del Procurador Provincial. No se paga interés por este dinero, y se ruega a las Provincias que mantengan siempre un balance positivo en sus cuentas.

b) Informe Económico del Ecónomo General a las Provincias: El Ecónomo General presenta regularmente informes económicos al Consejo General sobre los fondos de la Curia General. El Ecónomo General tiene la obligación presentar todos los años un informe breve sobre la administración económica de la Curia General a los Visitadores de la Congregación. Leemos en los Estatutos (103 § 5):

Al final de cada año el Ecónomo General presenta la relación general de su administración a los Visitadores, y cada seis años, a la Asamblea General.

Este informe es una expresión de responsabilidad en el gobierno que reconoce que reconoce la corresponsabilidad de la Curia General y de las Provincias en lo referente a los bienes de la comunidad que radican en Roma. Os he entregado una copia de este informe para el año 1995. Esto puede daros una idea de los recursos de la Curia General y de la manera en que la Curia General administra estos recursos. Con mucho gusto contestaré a cualquier pregunta que tengáis sobre este informe. Naturalmente, el Consejo General y el Superior General en particular, han visto y aprobado versiones más detalladas de este informe.

El documento que recibís es para vuestra consideración, quizás para que la compartáis con vuestro Consejo y Ecónomo Provincial, pero no para su publicación.

c) Informe Económico del Visitador al Superior General: El Visitador, igualmente, debe enviar todos los años un informe económico de su Provincia al Superior General.

E 103 § 6: Finalizado el año, los Visitadores enviarán al Superior General el resumen de las cuentas de sus Provincias.

Este informe normalmente lo prepara el Ecónomo Provincial y se envía al Ecónomo General, pero es el Visitador, según los Estatutos, el responsable del documento y por eso él lo firma. Es responsabilidad del Visitador asegurarse de su envío.

Este documento es importante, no sólo porque refleja una actitud apropiada hacia la administración e informa a la Curia General del estado de la Provincia, sino también porque exige del Visitador que esté al tanto y que se considere responsable de la condición económica de su Provincia. Esto mismo puede hacerse también de otros maneras (e indudablemente se hace de otras formas), pero el informe económico anual ofrece un medio estandarizado de presentar la información para toda la Congregación.

El objetivo fundamental de este informe es reflejar honestamente la situación financiera de la Provincia. Se maneja confidencialmente y no se pone al alcance de otras personas fuera del Consejo General.

2) La relación del Visitador con el ecónomo provincial:

C. 128: En cada Provincia ha de haber un Ecónomo que administre los bienes de la Provincia bajo la dirección del Visitador con su Consejo, a tenor del C. 636 § 1 el derecho propio.

El verano pasado por este mismo tiempo, como todos conocéis, reuní a todos los Ecónomos Provinciales en una asamblea en París. Para mí fue sumamente rica en información así como también para muchos de ellos. Proporcionó a los ecónomos una buena oportunidad para hablar de inquietudes comunes, y a todos nosotros para compartir experiencias y aprender unos de otros. Surgieron en esta reunión algunos temas concernientes a la importancia de la relación del Visitador y su Consejo con el Ecónomo Provincial en lo concerniente a la administración.

a) El Elemento Económico en la Toma de Decisiones: El Ecónomo Provincial se da cuenta de su posición al llevar a cabo este ministerio de la Provincia y desea ser valorado como un contribuidor genuino a la misión de la Provincia, pero siempre en unión con el Visitador y su Consejo:

E 104 § 2: Los libros de ingresos y gastos y el informe del estado del patrimonio deben ser examinados por el Visitador y su Consejo dos veces al año, si se trata del Ecónomo Provincial; [tondo].

No todas las provincias tienen los mismos intereses: Algunas Provincias experimentan grandes necesidades y tanto el Visitador como el Ecónomo tienen que preocuparse de buscar y distribuir fondos. Otras Provincias disponen de recursos suficientes y sus esfuerzos se dirigirán a la administración y mantenimiento del patrimonio de la Provincia.

En ambas situaciones está claro que las decisiones del Consejo Provincial tienen repercusiones significativas en las finanzas de la Provincia. El abrir y cerrar casas y trabajos, el movimiento del personal de un lugar a otro, jubilación y enfermedad, todas estas consideraciones llevan consigo consecuencias financieras de cierta importancia. Alguien en el Consejo Provincial, si no es el Ecónomo Provincial mismo, debe encargarse de informarse sobre las implicaciones financieras de una decisión. Una vez que se ha tomado la decisión, ordinariamente, es ya demasiado tarde para informarse. Es cierto que la economía no debe ser la primera consideración para un ministerio, pero debe ser siempre un factor realista que debe tenerse en consideración. Corresponde al Ecónomo el llevar a cabo las implicaciones financieras de una decisión y por eso es bueno que su voz se oiga.

b) Compartir Decisiones Financieras: Como indican nuestros Estatutos, el Visitador y su Consejo tienen la responsabilidad de tomar las decisiones finales. Algunas decisiones, sin embargo, pueden y quizás deben ser compartidas con otros miembros de la Provincia por medio del Ecónomo Provincial. La existencia de un comité de finanzas y/o un comité de inversiones permite que otros cohermanos participen y lleguen a tener conocimiento de las decisiones financieras de la Provincia. De esta manera, con la implicación de más talentos y mentes llegaremos a ser más competentes para tomar decisiones y menos proclives a cometer errores. Los temas relacionados con la toma de decisiones financieras no deben centrarse en la cuestión de poder sino de dirección. Una buena dirección supone tomas de decisión bien informadas en las que se tiene en cuenta la delegación y la consulta.

c) Utilizar Expertos (Técnicos) de Fuera de la Comunidad: En muchos casos, deberán colaborar expertos en la administración de una Provincia, y especialmente para ayudar al Ecónomo en su trabajo. Esto es una realidad, por ejemplo, en el campo de contabilidad, teneduría de libros e inversiones. La responsabilidad última nunca debe confiarse a personas de fuera de la comunidad, pero tampoco deben tomarse decisiones sin la ayuda de personas competentes. En el campo de los negocios pueden ser muy útil la ayuda de seglares honestos y de suma confianza, amigos de la comunidad. Pueden también formar parte de comités de finanzas y de inversiones, con el fin de asesorarnos en aquellos campos en que necesitemos su consejo.

d) Algunas Sugerencias de los Ecónomos Provinciales: La relación entre el Visitador y el Ecónomo provincial es muy importante. En la reunión de París, se dieron algunas sugerencias para promover esta relación, y las presento aquí para vuestra consideración:

1) El diálogo entre el Visitador con su Consejo y el Ecónomo sobre asuntos importantes debe ser un proceso normal.

2) El nuevo Ecónomo Provincial debe ser nombrado con tiempo, formado para ser Ecónomo y se le debe permitir que pase algún tiempo con el Ecónomo saliente; este es un oficio que requiere alguna preparación y continuidad.

3) El Visitador podría invitar al Ecónomo Provincial para que le acompañe en las visitas a las casas de la Provincia (Estatuto 77.2) con el fin de que las consideraciones financieras lleguen a ser una parte ordinaria de la visita.

4) A quienes están en período de Formación se les debe dar una preparación en asuntos financieros. Esto les preparará para desempeñar el oficio de Ecónomos locales y les facilitará la presentación de informes.

El fomentar una buena relación con el Ecónomo Provincial puede hacer más fácil la responsabilidad que tiene el Visitador de los bienes de la Provincia.

3) La relación con los bienes de la provincia

El Visitador con su Consejo tiene la responsabilidad final de los bienes de su Provincia y particularmente del modo en que estos bienes han de ser conservados para las necesidades de los ministerios y para el cuidado de los cohermanos. Deseo haceros algunas sugerencias sobre este particular, en lo que se refiere a vuestro oficio como administradores de las finanzas de vuestras provincias. Puedo deciros, con toda honestidad, que cada una de las recomendaciones que siguen proceden de una experiencia particular que he vivido durante estos tres años pasados. Deseo sencillamente recordaros algunas cosas y estimularos en vuestro trabajo.

a) Planificación para el futuro basada en necesidades y recursos físicos: La planificación para el futuro incluye, no solamente las personas sino también recursos económicos de la Provincia. La financiación de nuevos ministerios, el mantenimiento de los ministerios ya establecidos, y la formación son partidas presupuestarias importantes, pero una Provincia debe tener sumo cuidado en asignar también algunos recursos para el cuidado de los enfermos y el mantenimiento de los ancianos. Todos estos son gastos que una Provincia debe incluir en el presupuesto y que son una parte muy importante de la planificación a largo plazo. La Provincias jóvenes puede que no vean esta necesidad, pero con toda seguridad es una necesidad que requiere atención inmediata con el fin de que los recursos vayan creciendo en esta dirección.

b) Protección del Patrimonio: En el pasado, los bienes materiales de una Provincia, tales como tierras o edificios, frecuentemente se les clasificaba como el patrimonio de la Provincia. Y es verdad, esas propiedades se obtuvieron (con frecuencia a costa de mucho esfuerzo) para proveer a la Provincia y a sus ministerios de estabilidad y protección a largo plazo. Actualmente, en algunos lugares, se consideran esas posesiones más bien como pasivos y como una carga económica para la Provincia. Y así la Provincia puede tomar la decisión de vender esos edificios o esa propiedad. Muchas veces esto puede que sea una buena decisión que alivia a la Provincia para poder atender con más holgura a las necesidades de la misión, pero se debe tener también sumo cuidado de no vender la futura estabilidad por dar una rápida solución a un problema presente. Es sumamente importante conservar el patrimonio de una Provincia.

La Santa Sede empieza ahora a considerar la cuestión de alienación de patrimonio bajo un nuevo punto de vista. En el pasado, este patrimonio se describía frecuentemente en términos de propiedad y de instituciones/edificios; ahora hay un mayor conocimiento sobre cómo estos activos físicos se pueden convertir en activos más líquidos (tales como dinero efectivo o inversiones) y en cómo estos últimos activos pueden llegar a constituir el patrimonio de una comunidad que el derecho canónico describe en este contexto como aquello que hace posible a una comunidad realizar su misión. Una descripción canónica de patrimonio estable, aceptada generalmente hoy día, es ésta:

"Se ha de entender como Patrimonio Estable la suma de bienes que constituyen la base económica mínima necesaria para que una persona jurídica para subsistir de forma autónoma y pueda cumplir los fines y los servicios que le son propios".

El punto clave es éste: "La alienación de propiedad y casas no debe reducir el patrimonio permanente de la Provincia. El Visitador tiene la responsabilidad de proteger este patrimonio.

c) Transparencia en los Acuerdos: Cuando se ratifican acuerdos con alguien y aún con otras Provincias, los términos del acuerdo deben hacerse por escrito con toda claridad y deben entenderse igualmente. El tiempo de la discusión es al principio del acuerdo. A veces nos sentimos avergonzados al hablar sobre asuntos de dinero porque damos la apariencia de que estamos demasiado interesados en "mamón", pero la claridad al principio nos evita al final malos entendidos cuando las decisiones llevan el peso de los años y tienen consecuencias en las vidas de las personas. Los acuerdos transparentes son útiles y eficaces para las necesidades de todos y el escribir estos acuerdos es esencial como referencia para el futuro.

d) Claridad en Conocer y en Proteger la Situación de los Cohermanos: En la misma línea, es muy importante para una Provincia conocer el estatus de cada uno de sus miembros. La Curia General ha insistido en que las Provincias clarifiquen la situación de todos aquellos que han dejado la comunidad de una forma o de otra. Esto es importante y puede tener implicaciones económicas significativas, pero no es esto lo que quiero sugerir aquí. Mi preocupación es los cohermanos que permanecen dentro de la Congregación.

Si algún miembro no está trabajando en una Provincia como, por ejemplo, el que trabaja en una Misión Internacional, es importante saber la situación de ese cohermano con relación a sus seguros de enfermedad y jubilación. Si un cohermano se pasa a otra Provincia para realizar algún trabajo concreto,¿está claro si ese cohermano volverá a su Provincia de Origen en el futuro y necesitará las atenciones de dicha Provincia? ¿Qué se ha decidido acerca de estos asuntos?

Una vez más, la claridad en todas estas situaciones, se debe buscar al comienzo del proceso y hay que hacerlo por escrito. Cuando surge el problema, es con frecuencia demasiado tarde para resolver amistosamente la dificultad, y parece que los cohermanos, que están enfermos, o son ancianos, o desean volver a su país de origen, no sean queridos. El Visitador, en su misión de administrador, asume la responsabilidad del cuidado pastoral de los cohermanos de la Provincia.

e) Claridad en lo referente a los Documentos Oficiales de la Provincia: El Visitador debe estar al tanto de la situación de los bienes de la Provincia. Debe cerciorarse de que las cuentas de los bancos, cuentas de inversión, títulos de propiedad, etc. están al día en cuanto se refiere a firmas y descripciones. Todo ello debe archivarse en un lugar conocido por el Visitador y el Ecónomo Provincial. Es fácil para todos nosotros relatar historias de cuentas y propiedades pertenecientes a cohermanos que ya han fallecido o de otros que han dejado la Congregación. Por razón de buena administración, todos los documentos oficiales de la Provincia deben conservarse con cuidado y esto no es siempre fácil. Requiere asidua atención y esfuerzo.

f) Claridad en lo referente a Informes Profesionales: Cuando la Provincia contrata el servicio de profesionales, el Visitador debe cerciorarse de que se reciben informes regularmente, y de que estos informes son claros y comprensibles. Todos nosotros somos personas razonablemente inteligentes. Si nosotros y nuestros Ecónomos Provinciales recibimos informes que no podemos comprender de nuestros abogados, contables, asesores de inversión, y otros administradores, esto quiere decir que algo funciona mal. Ha llegado pues la hora de cambiar los profesionales con quienes trabajamos. Es la responsabilidad de estos hombres y mujeres el presentarnos los asuntos de una forma clara. Por esta razón les contratamos.

Hemos de hacer también aquí un toque de llamada en lo que se refiere a utilizar a la familia y amigos cercanos como asesores profesionales. A veces la línea de profesionalismo resulta en estos casos un tanto oscura y es difícil exigir los resultados deseables. Es bueno mantener una relación cercana y sana con los asesores profesionales, pero esa relación no debe llegar a interferir en los resultados exigidos. Cuando se trata con profesionales, es también útil mantener una cierta distancia.

Estas son algunas ideas sobre la función del Visitador como Administrador, vista desde la perspectiva de un ecónomo. Para la mayoría de vosotros, pocas os parecerán nuevas, pero las ofrezco desde la perspectiva de mi propia experiencia. Reconozco también las limitaciones de mi visión. Dos cosas son muy claras para mí:

1. No tengo idea clara de todas las responsabilidades del Visitador no incluídas en el marco financiero;

2. Reconozco que es imposible para un Visitador hacer todo, hacerlo todo por sí mismo, y hacerlo todo a la vez.

Por consiguiente, yo resumiría lo presentado en mi ponencia en cuatro observaciones:

1. Comunicar con y habilitar a otros miembros de la Provincia en el campo de la economía y escuchar su consejo. Esto es realmente fundamentel en el caso del Ecónomo Provincial.

2. Planificar a largo plazo las finanzas respecto a las futuras necesidades de los cohermanos y de la Provincia.

3. Ser transparentes en todas las transacciones económicas y expresar esa claridad por escrito.

4. Fijar un calendario para resolver los problemas económicos. No puede hacerse todo a la vez. Pero, una vez que se identifican los problemas, se pueden poner en orden las cosas en el transcurso de tres o cinco años[tondo].

Considero todo lo expuesto anteriormente como algo esencial para que un Visitador pueda llevar a cabo con eficacia su función de administrador en el campo financiero.

Gracias por vuestra atención.

(Traductor: Teodoro Barquín, C.M.)