El 21 de julio de 2020 en la Curia general, con la bendición del cardenal Franc Rodé CM, han sido inaugurados los nuevos archivos (histórico e intermedio, de la Postulación y del Economato general) después de un trabajo de completa reestructuración durante más de un par de años (si consideramos que los primeros contactos con las empresas para la ejecución de los trabajos y los varios entes para tener las necesarias autorizaciones se remontan a mayo de 2018).
Tal restructuración se había hecho necesaria por la situación de riesgo en que se encontraba la documentación que representa un importante patrimonio de la Congregación de la Misión, y que tenía que estar asegurado para su conservación futura. La intervención se ha podido realizar gracias a la generosa ayuda económica de algunas provincias que, incluso sin nombrarlas, es un deber agradecer. En esta breve intervención quiero dar una información, aunque sea un tanto sumaria, sobre tres puntos:
- una breve historia de los archivos de la Curia,
- el material conservado en los archivos,
- la descripción de las intervenciones realizadas.
Breve historia de nuestros archivos
Los archivos de la Congregación de la Misión conservados en la Curia general son una parte importante de la historia de la CM y de su gobierno. Solo una parte, porque mucha documentación se conserva en la Casa-Madre de París, donde el gobierno central actuó desde 1820 hasta 1963. Sucesivamente se trasladó a Roma, primero al Leoniano (del 1963 al 1976) y después a via Bravetta (modificada sucesivamente en via dei Capasso), donde se encuentra ahora
Desde que los archivos se han transferido a Roma se han sucedido 11 cohermanos a los que se ha confiado el oficio de archivero: Sus nombres son:
- Angelo Coppo (1960-1973)
- Joseph Gazafy (1973-dic. 1983)
- Paul Henzmann (dic. 1983-1984, ad interim)
- Alberto Piras (1984-1990)
- Czeslaw Lechocki (1990-1993)
- Thomas Davitt (1993-1997)
- Rolando Delagoza Solleza (1997-2005)
- Varghese Thottamkara (2005-2006)
- Alfredo Becerra Vázquez (2006-2013)
- Agustinus Heru Priharsono (2013-2016)
- Martial Tatchim Fotso (2016-2017)
Desde hace tres años (desde octubre 2017) el Consejo general ha decidido confiar el cuidado de los archivos a una persona laica, profesionalmente cualificada en este sector, bajo la supervisión del Secretario general. Por lo tanto, la responsabilidad del cuidado de los archivos está actualmente encomendada a la Dra. Giulia D´Angelo que desarrolla este trabajo con competencia y profesionalidad.
Contenido y sus secciones
Los archivos de la Curia general están formados por cuatro secciones, que consisten en:
- un archivo intermedio del Secretariado General (donde se conservan documentos desde 6 a 30 años de su producción),
- un archivo histórico del Secretariado General (donde se depositan los documentos a partir del año 30 de su producción),
- Archivo de la Postulación y el histórico del Procurador General,
- el archivo del Ecónomo general.
A las cuatro secciones del archivo, subdivididas en seis estancias, hay que añadir una séptima estancia propiamente de “almacén”, que contiene las copias de reserva de la revista Vincentiana y otros materiales a conservar.
Los archivos del secretariado (intermedio e histórico) contienen toda la documentación producida y recibida por la Curia general. Dicha documentación se compone:
- de la correspondencia que llega desde las Provincias para el Superior general y viceversa del Superior general a las Provincias;
- de la documentación relativa a los Consejos generales;
- de los documentos preparatorios y las actas de las Asambleas generales;
- de los documentos relativos a las relaciones entre la Congregación y la Santa Sede y las Congregaciones de la Curia Romana;
- de los documentos relativos a las relaciones con las Hijas de la Caridad (cuyo Superior general es el mismo de la Congregación de la Misión) y, en los años más recientes, con la Familia Vicenciana;
- de las fichas personales y biográficas de cada cohermano, que permiten recorrer su historia individual;
- finalmente, de los fascículos personales de los cohermanos fallecidos y salidos de la Congregación.
Descripción de las intervenciones hechas
Las intervenciones realizadas han producido una reestructuración radical y son de dos tipos:
- de tipo estructural a nivel de espacios físicos
- y de intervención sobre el material documentario
En lo que se refiere al primer tipo, e decir las intervenciones de tipo estructural, las novedades más importantes se refieren a:
- la racionalización de los espacios,
- la introducción del sistema de protección contra incendios,
- la recomposición del sistema eléctrico.
Sobre todo una reestructuración de los espacios destinados a los archivos, para distribuir mejor los espacios y hacerlos más sanos, eliminando la humedad que producía el moho en el material de archivo, y reorganizando el destino de los distintos locales, de modo que respondan mejor a las exigencias presentes y futuras de los diversos archivos.
En la recolocación del material archivado sobre las estanterías, se ha tenido en cuenta la normativa anti-incendio (por ejemplo en una estantería de un metro es posible colocar un peso de 40-42 kg de papel aproximadamente).
En lo que se refiere a la introducción de un sistema anti-incendio, esto es totalmente nuevo, ya que los archivos estaban privados de ello. Todas las paredes han sido revestidas de paneles anti-incendio que permiten resistir al fuego y evitar la propagación de las llamas en otras habitaciones. Se han instalado puertas cortafuegos en cada habitación y puertas de filtro en el pasillo de enfrente. Como sistema de extinción hemos optado por un sistema de aerosol: se trata de un extintor de nueva generación basado en el carbonato de potasio, que se transforma en partículas gaseosas por combustión.
El sistema se articula en una serie de dispositivos de detención que captan, para cada una de las habitaciones la presencia de humo, con cajas de alarma, señales visibles y sonoras (como luces y sirenas).
Cuando tales dispositivos captan señales de humo, las puertas y las ventanas se cierran automáticamente y el aire acondicionado se apaga. Después de un periodo de tiempo suficiente para abandonar el local (60 segundos), el gas de extinción se descarga. Después de la descarga, la extinción de las llamas es rápida, aunque no se deberá acceder a la habitación durante una hora y media, el tiempo necesario para que el extintor se deposite y el aire vuelva a ser respirable. Entonces se deberá proceder a la limpieza de las superficies contratando una empresa especializada que disponga de materiales adecuados para ello.
Finalmente, se ha rehecho totalmente la iluminación, adecuándola a las exigencias del lugar y a las medidas de seguridad previstas por la ley
Se ha introducido también la red wifi para permitir la utilización de la red también en el plano destinado a los archivos, que no estaba antes, que permitirá así la utilización de internet para la búsqueda del archivero.
En lo que se refiere a las intervenciones hechas sobre el material documentario, sustancialmente son cuatro:
- Suministrar nuevos armarios compactos;
- Limpieza y saneamiento de todos los armarios compactos;
- Polvo del Patrimonio de los Archivos;
- Desinfección del Patrimonio de los Archivos.
El suministro de nuevos armarios compactos de última generación ha permitido redoblar la capacidad del archivo. Se ha pasado de cerca de 800 ml a cerca de 1550 ml. Todos los armarios y los muebles reutilizados han sido desinfectados.
El patrimonio de los archivos antes de volver a la estantería ha sido desempolvado y desinfectado.
El servicio de desempolvadura se ha realizado utilizando equipos específicos y personal cualificado, para valorar las diversas metodologías a adoptar. Se ha elegido utilizar una desempolvadura manual y semiautomática, según el estado de conservación del material. Estos trabajos de desempolvadura y desinfección han sido necesarios para restablecer un estado de conservación óptimo para el patrimonio archivístico.
A nosotros corresponde ahora la responsabilidad de no frustrar el gran trabajo realizado y valorar los archivos como se merecen.
Giuseppe Turati, CM
21/07/2020
